MANUAL DO SERVIDOR – AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO EM SERVIÇO – EXECUÇÃO OU PARTICIPAÇÃO - Portal de Serviços

AÇÃO DE DESENVOLVIMENTO EM SERVIÇO – EXECUÇÃO OU PARTICIPAÇÃO

1 O que é?

1.1 Trata-se de capacitação que não exige o afastamento do servidor do seu cargo, sendo que este manual trata especificamente das ações de desenvolvimento em serviço, internas ou externas, realizadas por meio de educação não formal.

2 Requisitos:

2.1 A ação de desenvolvimento em serviço deve visar atender alguma necessidade de desenvolvimento prevista e aprovada no Plano de Desenvolvimento de Pessoas (PDP) da UFFS, devendo ser considerado o Relatório de Necessidades de Desenvolvimento referente ao ano em que ocorrer a execução/participação na ação, o qual pode ser acessado em: Relatório de Necessidades de Desenvolvimento de Pessoas – PDP

2.2 Caso surja demanda de capacitação que não foi prevista no Plano de Desenvolvimento de Pessoas (PDP), a inclusão poderá ser solicitada ao Departamento de Capacitação (DCAP), pelo Gestor da Unidade Organizacional, com a devida justificativa.

2.2.1 Novas necessidades de desenvolvimento somente poderão ser incluídas nas janelas do sistema, que ocorrem em datas estabelecidas pelo Órgão Central, por meio de calendário de revisão do PDP.

2.3 A ação de desenvolvimento deve ser autorizada/homologada pelo Gestor da Unidade Demandante (Pró-reitor, Secretário Especial, Reitor, Diretor de Campus).

2.4 Toda participação de servidores em ações de desenvolvimento em serviço deverá ter a anuência da chefia imediata.

2.4.1 O servidor Técnico-Administrativo em Educação (TAE) deverá registrar a ocorrência “Participação em Ação de Desenvolvimento em Serviço” no Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH), bem como registrar a participação na ação de desenvolvimento em seu Plano de Trabalho, caso seja participante do Programa de Gestão.

2.5 Quando a capacitação específica restringir o número de participantes, seja qual for o motivo, a unidade demandante é responsável por promover, junto ao(s) servidor(es) que participar(em), a multiplicação dos conhecimentos adquiridos, sendo que cada setor poderá organizar a atividade da maneira mais adequada a sua realidade/situação.

2.6 Tramitação de processo no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC – UFFS), Módulo Protocolo – Mesa Virtual, conforme as orientações para cada tipo de solicitação de ação de desenvolvimento:

a) Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida por Escolas de Governo – ITEM 3;

b) Ação de Desenvolvimento em Serviço que envolve Processo de Compra – ITEM 4;

c) Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida por outra instituição e SEM envolver Processo de Compra – ITEM 5;

d) Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida pela própria UFFS e SEM envolver Processo de Compra – ITEM 6.

3 Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida por Escolas de Governo:

3.1 O servidor deve acessar o Portfólio Atualizado das Escolas de Governo (links abaixo indicados), de acordo com a temática de cada escola, para verificar se a necessidade de desenvolvimento pode ser atendida pelos cursos ofertados pelas Escolas de Governo:

a) Escola Nacional de Administração Pública (Enap) – https://suap.enap.gov.br/portaldoaluno

b) Escola Nacional de Ciências Estatísticas (ENCE) – https://encecapacitacao.ibge.gov.br/catalogo/catalogo-completo.php

c) Escola Nacional de Gestão Agropecuária (Enagro) – https://sistemasweb.agricultura.gov.br/avaenagro/mod/page/view.php?id=1319

d) Escola de Governo Fiocruz (EGF) – https://www.fiocruzbrasilia.fiocruz.br/efg/ead/

e) Escola Nacional de Serviços Penais (ESPEN) – https://www.gov.br/senappen/pt-br/assuntos/espen

3.2 Caso a necessidade possa ser atendida pelos cursos ofertados pelas Escolas de Governo, a unidade/servidor demandante deve proceder com a inscrição no respectivo curso e, posteriormente, deve encaminhar por e-mail, ao Departamento de Capacitação (DCAP), para fins de registro no Relatório Anual de Execução do PDP, o Certificado do Curso e o Formulário de Avaliação do Grau de Atendimento da Necessidade de Desenvolvimento, conforme disposto no item 10.1.

3.3 Em relação à ENAP, sabe-se que caso haja interesse do órgão em capacitar mais de 15 servidores ao mesmo tempo, é possível formalizar um pedido de turma exclusiva para a ENAP, neste caso a unidade demandante deverá solicitar novas orientações junto ao DCAP.

4 Ação de Desenvolvimento em Serviço que envolve Processo de Compra:

4.1 Primeiramente, a área demandante deverá consultar o Portfólio Atualizado das Escolas de Governo (conforme item 3.1) de acordo com a temática de cada escola, para verificar se a necessidade de desenvolvimento pode ser atendida pelos cursos ofertados pelas Escolas de Governo, a descrição da consulta realizada deverá constar no processo de solicitação da ação, especificamente no Estudo Técnico Preliminar (ETP).

4.2 Caso a necessidade de desenvolvimento não possa ser atendida por ações ofertadas pelas Escolas de Governo, o órgão poderá atender à necessidade procedendo com a contratação direta de outras instituições, seguindo a legislação e rubrica específica de ações de desenvolvimento de pessoas.

4.2.1 Nos casos em que demandam contratação direta de ações com outras instituições, os procedimentos devem seguir o fluxo estabelecido pela Superintendência de Compras e Licitações (SUCL), de acordo com o GUIA DE TRAMITAÇÃO DE COMPRAS PÚBLICAS UFFS (Lei nº 14.133/2021), o qual pode ser acessado em: https://www.uffs.edu.br/institucional/pro-reitorias/administracao-e-infraestrutura/compras-e-licitacoes/formularios-de-compras-e-licitacoes.

4.2.2 As demandas de capacitação que envolvem compra devem ser encaminhadas com antecedência para que as unidades responsáveis tenham tempo hábil para instruir a contratação:

CAPACITAÇÃO ON-LINE: Iniciar o planejamento da demanda no mínimo 45 dias antes da data de realização do evento, para que as unidades responsáveis tenham tempo hábil de instruir a contratação.

CAPACITAÇÃO PRESENCIAL: Iniciar o planejamento da demanda no mínimo 60 dias antes da data de realização do evento, tendo em vista os prazos necessários para instrução processual e providências relativas a solicitação de diárias e passagens.

4.3 A unidade requisitante da ação de desenvolvimento em serviço, por meio do agente de compras da unidade, deverá seguir os passos do GUIA DE TRAMITAÇÃO DE COMPRAS PÚBLICAS UFFS, e dúvidas em relação aos procedimentos de compras devem ser sanadas diretamente com a SUCL.

4.3.1 Considerando a necessidade de informações específicas sobre a demanda de capacitação, exigidas em cada etapa/documento do processo de compra, será necessária a atuação direta da área demandante com o agente de compras.

4.3.2 Há orientações específicas no Guia citado, para as demandas de capacitação, estas poderão ser verificadas efetuando uma busca pelo termo “Capacitação” no referido Guia.

4.4 Recomenda-se que a área demandante verifique previamente junto à empresa ou organização do evento se esta atende todos os requisitos para firmar contrato com órgãos públicos.

4.5 No momento em que o processo chegar na fila do DCAP, serão avaliados os seguintes aspectos:

a) A demanda pela ação de desenvolvimento deve ser autorizada/homologada pelo Gestor da Unidade Requisitante (Pró-reitor, Secretário Especial, Reitor, Diretor de Campus);

b) Deve conter expressamente qual é a necessidade de desenvolvimento do PDP que a ação solicitada visa atender, conforme item 2.1;

c) Deve conter expressamente que a unidade requisitante consultou as ações ofertadas pelas Escolas de Governo e a impossibilidade da necessidade de desenvolvimento ser atendida por essas instituições, conforme item 4.1.

d) Nome dos servidores que participarão na ação de desenvolvimento;

e) Além do valor relativo ao objeto de contratação (a ação de desenvolvimento), devem conter os demais valores que porventura a ação demande por exemplo: diárias, passagens e transporte.

4.5.1 A estimativa com diárias deve levar em consideração os valores previstos no DECRETO Nº 11.872/2023.

4.5.2 A estimativa com passagens deve considerar os valores obtidos por meio de pesquisas em empresas que fornecem o serviço, conforme as datas do evento de capacitação.

4.5.3 A estimativa com transporte terceirizado deve ser simulada em planilha disponível pela Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD) em: Simulador de custo de transporte terceirizado (uffs.edu.br).

4.6 Quando solicitado para indicar o Plano de Ação, deve ser mencionado “PROGESP008 – Execução do PDP (4572)”, vinculado à rubrica de execução do Plano de desenvolvimento de Pessoas.

5 Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida por outra instituição e SEM envolver Processo de Compra:

5.1 A solicitação da ação deve ser encaminhada ao DCAP, cadastrada como Processo (GESTÃO DE PESSOAS: PLANO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS – AÇÃO DE CAPACITAÇÃO EXTERNA – 024.2), no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC – UFFS), Módulo Protocolo – Mesa Virtual, conforme Anexo I – Fluxo para Solicitação de Execução ou Participação em Ação de Desenvolvimento em Serviço, em prazo não inferior a 30 (trinta) dias da data prevista para o início da capacitação, com os seguintes documentos:

a) Ofício, emitido pelo Gestor da Unidade, contendo informações gerais sobre a capacitação, como: justificativa, objetivos, previsão de custos (diárias, passagens e transporte), servidores participantes, dados da Instituição promotora e demais informações pertinentes à capacitação solicitada, devendo constar, ainda, qual é a necessidade de desenvolvimento do PDP que a respectiva ação visa atender;

b) Documentos relativos à ação de desenvolvimento/capacitação, bem como outros documentos complementares, que forem necessários.

5.2 A estimativa com diárias deve levar em consideração os valores previstos no DECRETO Nº 11.872/2023.

5.3 A estimativa com passagens deve considerar os valores obtidos por meio de pesquisas em empresas que fornecem o serviço, conforme as datas do evento de capacitação.

5.4 A estimativa com transporte terceirizado deve ser simulada em planilha disponível pela Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD) em: Simulador de custo de transporte terceirizado (uffs.edu.br).

6 Ação de Desenvolvimento em Serviço promovida pela própria UFFS e SEM envolver Processo de Compra:

6.1 A solicitação de capacitação deve ser encaminhada ao DCAP, cadastrada como Processo (GESTÃO DE PESSOAS: PLANO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS – AÇÃO DE CAPACITAÇÃO INTERNA – 024.11), no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC – UFFS), Módulo Protocolo – Mesa Virtual, conforme Anexo I – Fluxo para Solicitação de Execução ou Participação em Ação de Desenvolvimento em Serviço, em prazo não inferior a 30 (trinta) dias da data prevista para o início da capacitação, com os seguintes documentos:

a) Ofício, emitido pelo Gestor da Unidade, descrevendo os principais aspectos: caracterização do problema, justificativa, necessidade de desenvolvimento do PDP que a respectiva ação visa atender, público-alvo, metodologia, objetivos, cronograma, conteúdo programático, material didático (se houver), carga horária e instrutores sugeridos. Além disso, deve conter no ofício a previsão de custos (instrutoria, diárias, passagens e transporte), especificações referentes à certificação (se necessário) e demais questões pertinentes à capacitação solicitada.

6.2 As inscrições dos participantes, bem como a certificação dos concluintes e instrutores, se for o caso, serão realizadas por meio do Módulo de Capacitação do SIGRH.

6.3 Caso a demanda necessitar de pagamento de instrutoria por meio de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso (GECC), a área demandante deve observar paralelamente as orientações constantes no Manual do Servidor – Gratificação por Encargo de Curso e Concurso.

6.4 Após as aprovações necessárias, cabe à unidade demandante divulgar a ação junto ao público-alvo, bem como formalizar o convite ao instrutor, se for o caso.

6.4.1 O demandante de capacitação específica distribuirá as vagas entre os servidores, considerando o melhor aproveitamento do curso.

6.5 A estimativa com diárias deve levar em consideração os valores previstos no DECRETO Nº 11.872/2023.

6.6 A estimativa com transporte terceirizado deve ser simulada em planilha disponível pela Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD) em: Simulador de custo de transporte terceirizado (uffs.edu.br).

7 Procedimentos a serem adotados após análise da demanda pelo DCAP:

7.1 Após a análise da demanda de capacitação, a área demandante receberá as orientações sobre os procedimentos a serem adotados nos passos posteriores.

7.2 As despesas com capacitação, incluindo: compra/inscrição, instrutoria, diárias, passagens, transporte, dentre outras, estarão vinculadas ao Centro de Custos Principal da “PROGESP” e ao Centro de Custos Secundário da “CAPACITAÇÃO”, ao passo que o Código do Plano de Ação é o “PROGESP008”, sempre vinculado à rubrica 4572 – Execução do Plano de desenvolvimento de Pessoas – PDP.

7.3 A solicitação de diárias e passagens, quando necessário, deverá ser enviada para o DCAP respeitando os prazos estabelecidos pela INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 46/PROAD/UFFS/2022, de acordo com o disposto no item 8 deste Manual.

7.4 A solicitação de transporte, quando necessário, deverá ser enviada ao DCAP de acordo com as orientações constantes no item 9 deste Manual.

8 Solicitação de Diárias e Passagens:

8.1 O servidor participante deverá providenciar a Solicitação de Diárias e Passagens seguindo os procedimentos dispostos no MAPA DE PROCESSO Nº 57/EP/UFFS/2022 e na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 46/PROAD/UFFS/2022.

8.2 A solicitação deverá ser encaminhada ao DCAP e deverá conter, além da assinatura do servidor, também a assinatura de sua Chefia Imediata.

8.3 Após a viagem, o interessado deverá realizar a prestação de contas, nos termos da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 46/PROAD/UFFS/2022.

8.4 O Centro de Custos Principal é o da “PROGESP” e o Centro de Custos Secundário é o da “CAPACITAÇÃO”, ao passo que o Código do Plano de Ação é o “PROGESP008”, sempre vinculado à rubrica 4572 – Execução do Plano de desenvolvimento de Pessoas – PDP.

9 Solicitação de Transporte:

9.1 O servidor participante deverá providenciar a Solicitação de Transporte seguindo os procedimentos dispostos no MAPA DE PROCESSO Nº 62/EP/UFFS/2022.

9.2 A solicitação deverá ser encaminhada ao DCAP apenas com a assinatura do requisitante, uma vez que sua aprovação compete ao Pró-Reitor de Gestão de Pessoas, em razão das despesas saírem do centro de custos da PROGESP.

9.3 O Centro de Custos Principal é o da “PROGESP” e o Centro de Custos Secundário é o da “CAPACITAÇÃO”, ao passo que o Código do Plano de Ação é o “PROGESP008”, sempre vinculado à rubrica 4572 – Execução do Plano de desenvolvimento de Pessoas – PDP.

10 Prestação de Contas:

10.1 Os servidores que participarem em ações de desenvolvimento em serviço, exceto as ações promovidas pela própria UFFS, deverão apresentar ao DCAP os seguintes documentos, por meio da inclusão deles junto ao processo que originou a solicitação da ação:

a) O Certificado de conclusão do Curso;

b) O Formulário de Avaliação do Grau de Atendimento da Necessidade de Desenvolvimento, sendo que após preencher e enviar o Formulário, o servidor receberá, via e-mail, uma cópia/comprovante das respostas, a qual deverá ser transformada em arquivo PDF e incluída no processo. Atenção: Caso mais de um servidor tenha participado do curso, deverá ser realizada uma única avaliação conjunta pelos participantes.

10.2 Em caso de ação de desenvolvimento promovida pela UFFS, solicitada para atender a necessidade de desenvolvimento de um grupo de servidores, cabe à unidade demandante realizar a avaliação do grau de atendimento da necessidade, por meio do formulário supracitado.

11 Fundamentação legal:

a) Decreto nº 9.991, de 28 de agosto de 2019;

b) Instrução Normativa nº 21, de 01 de fevereiro de 2021, do Ministério da Economia;

c) Resolução nº 6/2013 – CONSUNI/CA.

Dúvidas sobre este assunto podem ser esclarecidas com o Departamento de Capacitação (DCAP) pelo e-mail ddp.dcap@uffs.edu.br.