LIBERAÇÃO DE RECURSOS DE CONTA VINCULADA

Este tutorial detalha os procedimentos para a liberação de recursos de conta vinculada em contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, conforme a Lei nº 8.666/93, Lei nº 14.133/2021 e a Instrução Normativa nº 05/2017, bem como as boas práticas observadas em Instituições Federais de Ensino (IFES). As liberações são realizadas em 4 ocasiões diferentes, Férias; 13º salário; Rescisão de contrato de trabalho e; Ao final da vigência do contrato administrativo.

Modelos de documentos auxiliares:

• Modelo de carta/ofício de solicitação de liberação de recursos;
• Modelo de planilha de cálculo das verbas a serem liberadas;

1. Liberação de Recursos de Férias

A liberação de valores referentes a férias de empregados alocados em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra é um processo crucial para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte da empresa contratada e, consequentemente, evitar a responsabilização subsidiária da Administração Pública. A IN 05/2017 estabelece claramente que os valores provisionados para férias devem ser depositados mensalmente na conta vinculada e que a liberação ocorrerá no mês subsequente ao do gozo das férias, mediante a apresentação da documentação comprobatória.

1.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação de recursos para férias envolve uma série de etapas que devem ser rigorosamente seguidas pelo fiscal administrativo e gestor do contrato, em colaboração com a empresa contratada. A observância dessas etapas assegura a conformidade legal e a correta aplicação dos recursos.

1.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

O processo inicia-se com a formalização da solicitação de liberação por parte da empresa contratada. Esta solicitação deve ser realizada por meio de um requerimento formal assinado pelo responsável da empresa, endereçado à Superintendência Administrativa e encaminhado para o e-mail: proad.suadm@uffs.edu.br. É fundamental que este documento contenha:

• Identificação do Contrato: Número do contrato e nome da empresa contratada.
• Identificação do Empregado: Nome completo do empregado, CPF e função desempenhada no contrato.
• Período de Gozo das Férias: Datas de início e término do período de férias do empregado.
• Valores a Serem Liberados: Detalhamento dos valores referentes às férias, incluindo o salário base, adicional de 1/3, médias (se aplicável) e demais verbas que compõem o valor total das férias.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos, que deve ser a conta vinculada específica do contrato.

1.1.2. Documentação Comprobatória

Juntamente com o ofício de solicitação, a empresa contratada deve apresentar uma série de documentos que comprovem a efetivação das férias e a quitação das obrigações trabalhistas. A documentação mínima exigida, baseada na IN 05/2017 e nas práticas de IFES, inclui:

• Folha de Pagamento: Cópia da folha de pagamento do mês em que as férias foram pagas, com a devida discriminação dos valores.
• Recibo de Férias: Cópia do recibo de férias assinado pelo empregado, comprovando o recebimento dos valores.
• Comprovante de Depósito do FGTS: Comprovante de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) referente ao período de férias, demonstrando que a empresa cumpriu com suas obrigações previdenciárias.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) referente ao período de férias.
• Aviso de Férias: Documento entregue ao empregado informando o período de gozo, serve para confirmar se as datas estão compatíveis com o contrato e a CLT.
• Recibo de Férias: Documento assinado pelo empregado, comprovando o recebimento da remuneração de férias. Deve discriminar: salário base, 1/3 constitucional e médias (quando aplicável).
• Comprovante de Pagamento Bancário: Extrato ou comprovante da transferência para a conta do empregado. Confirma que o pagamento foi efetivamente realizado até 2 dias antes do início das férias (art. 145 da CLT).

1.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

Após o recebimento da solicitação e da documentação, o fiscal administrativo do contrato deve realizar uma análise minuciosa para verificar a conformidade dos documentos e a correção dos valores solicitados. Esta etapa é crucial para a gestão de riscos e para evitar pagamentos indevidos. As verificações incluem:

• Conferência dos Dados: Comparar os dados do ofício de solicitação com os documentos comprobatórios (nome do empregado, período de férias, valores).
• Cálculo dos Valores: Recalcular os valores das férias para assegurar que estão de acordo com a legislação trabalhista e o contrato.
• Verificação de Regularidade: Confirmar a regularidade dos comprovantes de FGTS e INSS, verificando se os recolhimentos foram feitos corretamente e dentro dos prazos.
• Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente o Anexo XII.

1.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Uma vez que a análise do fiscal administrativo confirme a regularidade da solicitação e da documentação, o processo segue para a autorização da liberação dos recursos. Esta etapa geralmente envolve:

• Parecer do Fiscal: O fiscal administrativo elabora um parecer técnico, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Encaminhamento à Autoridade Competente: O processo é encaminhado ao Superintendente Administrativo para a devida autorização.
• Emissão da Ordem Bancária: Após a autorização, o banco onde o recurso está depositado emite a ordem bancária para a liberação dos valores da conta vinculada para a conta da empresa contratada.
• Comunicação à Empresa: A empresa contratada é formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos.

2. Liberação de Recursos para Décimo Terceiro Salário

A liberação dos valores referentes ao décimo terceiro salário segue um procedimento similar ao das férias, com a particularidade de ser efetuada em duas parcelas, conforme a legislação trabalhista e as diretrizes da IN 05/2017. É fundamental que a Administração Pública fiscalize rigorosamente o cumprimento desta obrigação para evitar passivos trabalhistas.

2.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação para o décimo terceiro salário exige atenção aos prazos e à documentação específica para cada parcela.

2.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

O processo inicia-se com a formalização da solicitação de liberação por parte da empresa contratada. Esta solicitação deve ser realizada por meio de um requerimento formal assinado pelo responsável da empresa, endereçado à Superintendência Administrativa e encaminhado para o e-mail: proad.suadm@uffs.edu.br. É fundamental que este documento contenha:

• Identificação do Contrato: Número do contrato e nome da empresa contratada.
• Identificação do Empregado: Nome completo do empregado, CPF e função desempenhada no contrato.
• Parcela Solicitada: Indicação se a solicitação se refere à primeira ou segunda parcela do décimo terceiro salário.
• Valores a Serem Liberados: Detalhamento dos valores referentes à parcela do décimo terceiro salário, incluindo o salário base, médias (se aplicável) e demais verbas que compõem o valor total.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos (conta vinculada).

2.1.2. Documentação Comprobatória

A documentação a ser apresentada pela empresa contratada para a liberação do décimo terceiro salário inclui:

• Folha de Pagamento: Cópia da folha de pagamento do mês de pagamento da parcela do décimo terceiro salário, com a devida discriminação dos valores.
• Recibo de Décimo Terceiro Salário: Cópia do recibo de décimo terceiro salário assinado pelo empregado, comprovando o recebimento dos valores.
• Comprovante de Depósito do FGTS: Comprovante de recolhimento do FGTS referente à parcela do décimo terceiro salário.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do INSS referente à parcela do décimo terceiro salário.

2.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

O fiscal administrativo deve realizar a conferência da documentação e dos valores, seguindo os mesmos princípios de rigor aplicados às férias:

• Conferência dos Dados: Comparar os dados da solicitação com os documentos comprobatórios (nome do empregado, parcela, valores).
• Cálculo dos Valores: Recalcular os valores do décimo terceiro salário para assegurar a conformidade com a legislação trabalhista e o contrato.
• Verificação de Regularidade: Confirmar a regularidade dos comprovantes de FGTS e INSS.
• Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente o Anexo XII.

2.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Uma vez que a análise do fiscal administrativo confirme a regularidade da solicitação e da documentação, o processo segue para a autorização da liberação dos recursos. Esta etapa geralmente envolve:

• Parecer do Fiscal: O fiscal administrativo elabora um parecer técnico, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Encaminhamento à Autoridade Competente: O processo é encaminhado ao Superintendente Administrativo para a devida autorização.
• Emissão da Ordem Bancária: Após a autorização, o banco onde o recurso está depositado emite a ordem bancária para a liberação dos valores da conta vinculada para a conta da empresa contratada.
• Comunicação à Empresa: A empresa contratada é formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos.

3. Liberação de Recursos para Rescisão Contratual

A rescisão contratual de um empregado alocado em contrato com dedicação exclusiva de mão de obra exige um cuidado ainda maior na liberação dos recursos da conta vinculada, devido à complexidade das verbas rescisórias e à necessidade de comprovação da quitação de todas as obrigações trabalhistas. A IN 05/2017 estabelece que o fiscal administrativo deve verificar o pagamento das verbas rescisórias e que, em caso de não comprovação, a Administração poderá reter a garantia e os créditos da contratada para efetuar o pagamento direto aos empregados.

3.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação para rescisão contratual é mais complexo e exige a apresentação de uma documentação abrangente para garantir a completa quitação das verbas trabalhistas.

3.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

O processo inicia-se com a formalização da solicitação de liberação por parte da empresa contratada. Esta solicitação deve ser realizada por meio de um requerimento formal assinado pelo responsável da empresa, endereçado à Superintendência Administrativa e encaminhado para o e-mail: proad.suadm@uffs.edu.br. É fundamental que este documento contenha:

• Identificação do Contrato: Número do contrato e nome da empresa contratada.
• Tipo de Rescisão: Indicação do tipo de rescisão (sem justa causa, com justa causa, pedido de demissão, etc.).
• Valores a Serem Liberados: O montante solicitado correspondente aos valores retidos referentes as rescisões.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos (conta vinculada).

3.1.2. Documentação Comprobatória

A documentação a ser apresentada pela empresa contratada para a liberação dos recursos de rescisão é extensa e deve comprovar a quitação integral das verbas trabalhistas:

• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT): Cópia do TRCT devidamente preenchido e assinado pelo empregado e pela empresa, com a homologação do sindicato da categoria ou do Ministério do Trabalho e Emprego (quando exigido por lei).
• Comprovante de Pagamento das Verbas Rescisórias: Comprovante de depósito bancário ou outro meio que ateste o pagamento das verbas rescisórias diretamente ao empregado.
• Aviso Prévio ou Pedido de demissão: Aviso prévio formalizado pela empresa ou Pedido de demissão pelo colaborador.
• Desligamento CTPS digital: Registro da rescisão contratual da CTPS digital através do desligamento no Esocial.
• Extrato Analítico do FGTS: Extrato analítico da conta vinculada do FGTS do empregado, demonstrando todos os depósitos realizados e o saque da rescisão.
• Comprovante de Recolhimento da Multa de 40% do FGTS: Guia de recolhimento da multa de 40% sobre o saldo do FGTS, se aplicável.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do INSS referente às verbas rescisórias.
• Comprovante de Entrega das Guias de Seguro-Desemprego: Cópia das guias de seguro-desemprego entregues ao empregado, se aplicável.
• Exame Demissional: Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) demissional, comprovando a aptidão do empregado para o desligamento.
• Folha Ponto: Folha ponto do último mês trabalhado.
• Comprovante de Realocação (se aplicável): Em caso de realocação do empregado em outra atividade de prestação de serviços, documentos que comprovem essa realocação, sem interrupção do contrato de trabalho.

3.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

O fiscal administrativo deve realizar uma análise crítica e detalhada de toda a documentação, com foco na conformidade legal e na proteção da Administração Pública:

• Conferência do TRCT: Verificar se todos os campos do TRCT estão corretamente preenchidos, se as verbas rescisórias estão de acordo com a legislação trabalhista e se as assinaturas e homologações são válidas.
• Cálculo das Verbas Rescisórias: Recalcular todas as verbas rescisórias para assegurar a correção dos valores e evitar pagamentos a menor ou a maior.
• Verificação de Regularidade dos Recolhimentos: Confirmar a regularidade dos recolhimentos de FGTS e INSS, incluindo a multa de 40% do FGTS, se aplicável.
• Comprovação do Pagamento ao Empregado: Assegurar que o pagamento das verbas rescisórias foi efetivamente realizado ao empregado, por meio de comprovante bancário ou outro documento idôneo.
• Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente os artigos 59 e 60, que tratam da retenção da garantia em caso de inadimplemento.
• Análise de Riscos: Avaliar o risco de passivos trabalhistas para a Administração Pública, considerando a documentação apresentada e a legislação vigente.

3.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Uma vez que a análise do fiscal administrativo confirme a regularidade da solicitação e da documentação, o processo segue para a autorização da liberação dos recursos. Esta etapa geralmente envolve:

• Parecer do Fiscal: O fiscal administrativo elabora um parecer técnico, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Encaminhamento à Autoridade Competente: O processo é encaminhado ao Superintendente Administrativo para a devida autorização.
• Emissão da Ordem Bancária: Após a autorização, o banco onde o recurso está depositado emite a ordem bancária para a liberação dos valores da conta vinculada para a conta da empresa contratada.
• Comunicação à Empresa: A empresa contratada é formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos.

4. Liberação do Saldo Remanescente ao Final do Contrato 

A liberação do saldo remanescente da conta vinculada ao final do contrato é um procedimento que ocorre após a completa execução do objeto contratual e a quitação e comprovação de todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias. Este processo visa devolver à empresa contratada os valores que não foram utilizados para cobrir as provisões de férias, 13º salário e rescisões, garantindo que a Administração Pública não retenha indevidamente recursos da contratada. 

4.1. Procedimento Detalhado 

O procedimento para a liberação do saldo remanescente requer uma verificação final e abrangente de todas as obrigações. 

4.1.1. Solicitação da Empresa Contratada 

O processo inicia-se com a formalização da solicitação de liberação por parte da empresa contratada. Esta solicitação deve ser realizada por meio de um requerimento formal assinado pelo responsável da empresa, endereçado à Superintendência Administrativa e encaminhado para o e-mail: proad.suadm@uffs.edu.br. É fundamental que este documento contenha:

• Identificação do Contrato: Número do contrato, nome da empresa contratada e período de vigência.
• Declaração de Quitação: Declaração formal da empresa de que todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias relativas ao contrato foram cumpridas.
• Valores a Serem Liberados: Indicação do valor total do saldo remanescente a ser liberado, conforme extrato da conta vinculada.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos (conta vinculada).

4.1.2. Verificação Final das Obrigações 

Antes de qualquer liberação, o fiscal administrativo deve realizar uma verificação exaustiva para garantir que todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias foram devidamente cumpridas e que não há pendências. Esta verificação inclui: 

• Quitação de Todas as Verbas: Confirmar que todas as férias, 13º salários e rescisões ocorridas durante a vigência do contrato foram devidamente pagas e liberadas da conta vinculada. 
• Regularidade do FGTS e INSS: Verificar a regularidade dos recolhimentos de FGTS e INSS de todos os empregados alocados no contrato durante todo o período de execução. 
• Ausência de Passivos Trabalhistas: Consultar órgãos competentes (Ministério do Trabalho, Justiça do Trabalho) para verificar a existência de eventuais reclamações trabalhistas ou autuações fiscais relacionadas ao contrato. 
• Conferência com a Planilha de Controle: Comparar os registros da planilha de controle da conta vinculada com os extratos bancários e os comprovantes de liberação para assegurar a consistência dos dados. 

4.1.3. Documentação Comprobatória 

A documentação a ser apresentada pela empresa contratada para a liberação do saldo remanescente deve incluir: 

• Extrato Final da Conta Vinculada: Extrato bancário da conta vinculada, demonstrando o saldo final e todas as movimentações realizadas durante o contrato. 
• Declaração de Inexistência de Débitos: Declaração da empresa de que não possui débitos trabalhistas, previdenciários ou fiscais relacionados ao contrato. 
• Certidões Negativas: Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT), Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, e Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). 

4.1.4. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo 

O fiscal administrativo deve realizar uma análise final e abrangente da documentação e das informações: 

• Validação das Declarações e Certidões: Confirmar a validade e a autenticidade das declarações e certidões negativas apresentadas pela empresa. 
• Revisão da Planilha de Controle: Utilizar a planilha de controle para confrontar os valores provisionados e liberados com o saldo remanescente. 
• Parecer Conclusivo: Elaborar um parecer conclusivo sobre a regularidade do contrato e a possibilidade de liberação do saldo remanescente.

4.1.5. Análise e Conferência pelo Gestor

Após a análise e parecer favorável do fiscal administrativo, o processo é encaminhado para o gestor do contrato para emissão de parecer favorável com a liberação do saldo remanescente.

4.1.6. Autorização e Liberação dos Recursos 

Após a análise e parecer favorável do gestor do contrato, o processo é encaminhado para autorização da autoridade competente. Uma vez autorizado, o setor financeiro da Administração Pública providencia a liberação do saldo remanescente da conta vinculada para a conta corrente da empresa contratada. A empresa é então formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos e o encerramento do processo da conta vinculada. É crucial que a Administração Pública mantenha um registro completo de todo o processo para fins de auditoria e prestação de contas. 

Uma vez que a análise do fiscal administrativo confirme a regularidade da solicitação e da documentação, o processo segue para a autorização da liberação dos recursos. Esta etapa geralmente envolve:

• Parecer do Fiscal: O fiscal administrativo elabora um parecer técnico, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Parecer do Gestor: O gestor do contrato elabora um parecer, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Encaminhamento à Autoridade Competente: O processo é encaminhado ao Superintendente Administrativo para a devida autorização.
• Emissão da Ordem Bancária: Após a autorização, o banco onde o recurso está depositado emite a ordem bancária para a liberação dos valores da conta vinculada para a conta da empresa contratada.
• Comunicação à Empresa: A empresa contratada é formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos.