Liberação de Recursos de Conta Vinculada

Este roteiro detalha os procedimentos para a liberação de recursos de conta vinculada em contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, conforme a Lei nº 8.666/93, Lei nº 14.133/2021 e a Instrução Normativa nº 05/2017 (IN 05/2017), bem como as boas práticas observadas em Instituições Federais de Ensino (IFES). As liberações são realizadas em 4 ocasiões diferentes, Férias; 13º salário; Rescisão de contrato de trabalho e; Ao final da vigência do contrato administrativo.

Liberação de Recursos de Férias

A liberação de valores referentes a férias de empregados alocados em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra é um processo crucial para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas por parte da empresa contratada e, consequentemente, evitar a responsabilização subsidiária da Administração Pública. A IN 05/2017 estabelece claramente que os valores provisionados para férias devem ser depositados mensalmente na conta vinculada e que a liberação ocorrerá no mês subsequente ao do gozo das férias, mediante a apresentação da documentação comprobatória [IN 05/2017, Anexo XII].

1.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação de recursos para férias envolve uma série de etapas que devem ser rigorosamente seguidas pelo fiscal administrativo e gestor do contrato, em colaboração com a empresa contratada. A observância dessas etapas assegura a conformidade legal e a correta aplicação dos recursos.

1.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

O processo inicia-se com a formalização da solicitação de liberação por parte da empresa contratada. Esta solicitação deve ser realizada por meio de um requerimento formal assinado pelo responsável da empresa, endereçado à Superintendência Administrativa e encaminhado para o e-mail: proad.suadm@uffs.edu.br. É fundamental que este documento contenha:

• Identificação do Contrato: Número do contrato, nome da empresa contratada e período de vigência. Identificação do Empregado: Nome completo do empregado, CPF e função desempenhada no contrato. Período de Gozo das Férias: Datas de início e término do período de férias do empregado.
• Valores a Serem Liberados: Detalhamento dos valores referentes às férias, incluindo o salário base, adicional de 1/3, médias (se aplicável) e demais verbas que compõem o valor total das férias.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos, que deve ser a conta vinculada específica do contrato.

1.1.2. Documentação Comprobatória

Juntamente com o ofício de solicitação, a empresa contratada deve apresentar uma série de documentos que comprovem a efetivação das férias e a quitação das obrigações trabalhistas. A documentação mínima exigida, baseada na IN 05/2017 e nas práticas de IFES, inclui:

• Folha de Pagamento: Cópia da folha de pagamento do mês em que as férias foram pagas, com a devida discriminação dos valores.
• Recibo de Férias: Cópia do recibo de férias assinado pelo empregado, comprovando o recebimento dos valores.
• Comprovante de Depósito do FGTS: Comprovante de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) referente ao período de férias, demonstrando que a empresa cumpriu com suas obrigações previdenciárias.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) referente ao período de férias.
• Aviso de Férias: Documento entregue ao empregado informando o período de gozo, serve para confirmar se as datas estão compatíveis com o contrato e a CLT.
• Recibo de Férias: Documento assinado pelo empregado, comprovando o recebimento da remuneração de férias. Deve discriminar: salário base, 1/3 constitucional e médias (quando aplicável).
• Comprovante de Pagamento Bancário: Extrato ou comprovante da transferência para a conta do empregado. Confirma que o pagamento foi efetivamente realizado até 2 dias antes do início das férias (art. 145 da CLT).

1.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

Após o recebimento da solicitação e da documentação, o fiscal administrativo do contrato deve realizar uma análise minuciosa para verificar a conformidade dos documentos e a correção dos valores solicitados. Esta etapa é crucial para a gestão de riscos e para evitar pagamentos indevidos. As verificações incluem:

Sugestão: Após o recebimento da solicitação e da documentação pela Administração, o gestor do contrato encaminhará o processo aos fiscais administrativos responsáveis, para que realizem a análise da documentação apresentada e a conferência dos valores solicitados. Essa etapa é essencial para a gestão de riscos e para prevenir pagamentos indevidos. As verificações incluem:

Conferência dos Dados: Comparar os dados do ofício de solicitação com os documentos comprobatórios (nome do empregado, período de férias, valores).

Cálculo dos Valores: Recalcular os valores das férias para assegurar que estão de acordo com a legislação trabalhista e o contrato.

Verificação de Regularidade: Confirmar a regularidade dos comprovantes de FGTS e INSS, verificando se os recolhimentos foram feitos corretamente e dentro dos prazos.

Saldo da Conta Vinculada: Verificar se o saldo da conta vinculada é suficiente para cobrir o valor solicitado.

Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente o Anexo XII.

1.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Uma vez que a análise do fiscal administrativo confirme a regularidade da solicitação e da documentação, o processo segue para a autorização da liberação dos recursos. Esta etapa geralmente envolve:

• Parecer do Fiscal: O fiscal administrativo elabora um parecer técnico, recomendando a liberação dos valores, com base na análise realizada.
• Encaminhamento à Autoridade Competente: O processo é encaminhado ao Supereintendente Administrativo para a devida autorização.
• Emissão da Ordem Bancária: Após a autorização, o banco onde o recurso está depositado emite a ordem bancária para a liberação dos valores da conta vinculada para a conta da empresa contratada.
• Comunicação à Empresa: A empresa contratada é formalmente comunicada sobre a liberação dos recursos.

Liberação de Recursos para Décimo Terceiro Salário

A liberação dos valores referentes ao décimo terceiro salário segue um procedimento similar ao das férias, com a particularidade de ser efetuada em duas parcelas, conforme a legislação trabalhista e as diretrizes da IN 05/2017 [IN 05/2017, Anexo XII]. É fundamental que a Administração Pública fiscalize rigorosamente o cumprimento desta obrigação para evitar passivos trabalhistas.

2.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação para o décimo terceiro salário exige atenção aos prazos e à documentação específica para cada parcela.

2.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

Assim como nas férias, a empresa contratada deve formalizar a solicitação de liberação por meio de ofício ou requerimento, contendo as seguintes informações:

• Identificação do Contrato: Número do contrato, nome da empresa contratada e período de vigência. Identificação do Empregado: Nome completo do empregado, CPF e função desempenhada no contrato. Parcela Solicitada: Indicação se a solicitação se refere à primeira ou segunda parcela do décimo terceiro salário.
• Valores a Serem Liberados: Detalhamento dos valores referentes à parcela do décimo terceiro salário, incluindo o salário base, médias (se aplicável) e demais verbas que compõem o valor total.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos (conta vinculada).

2.1.2. Documentação Comprobatória

A documentação a ser apresentada pela empresa contratada para a liberação do décimo terceiro salário inclui:

• Folha de Pagamento: Cópia da folha de pagamento do mês de pagamento da parcela do décimo terceiro salário, com a devida discriminação dos valores.
• Recibo de Décimo Terceiro Salário: Cópia do recibo de décimo terceiro salário assinado pelo empregado, comprovando o recebimento dos valores.
• Comprovante de Depósito do FGTS: Comprovante de recolhimento do FGTS referente à parcela do décimo terceiro salário.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do INSS referente à parcela do décimo terceiro salário.

2.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

O fiscal administrativo deve realizar a conferência da documentação e dos valores, seguindo os mesmos princípios de rigor aplicados às férias:

• Conferência dos Dados: Comparar os dados da solicitação com os documentos comprobatórios (nome do empregado, parcela, valores).
• Cálculo dos Valores: Recalcular os valores do décimo terceiro salário para assegurar a conformidade com a legislação trabalhista e o contrato.
• Verificação de Regularidade: Confirmar a regularidade dos comprovantes de FGTS e INSS.
• Saldo da Conta Vinculada: Verificar se o saldo da conta vinculada é suficiente para cobrir o valor solicitado.
• Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente o Anexo XII.

2.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Após a análise e parecer favorável do fiscal administrativo, o processo é encaminhado para autorização da autoridade competente e subsequente liberação dos recursos da conta vinculada para a empresa contratada, seguindo os trâmites internos da Administração Pública.

Liberação de Recursos para Rescisão Contratual

A rescisão contratual de um empregado alocado em contrato com dedicação exclusiva de mão de obra exige um cuidado ainda maior na liberação dos recursos da conta vinculada, devido à complexidade das verbas rescisórias e à necessidade de comprovação da quitação de todas as obrigações trabalhistas. A IN 05/2017 [IN 05/2017, Art. 59 e 60] estabelece que o fiscal administrativo deve verificar o pagamento das verbas rescisórias e que, em caso de não comprovação, a Administração poderá reter a garantia e os créditos da contratada para efetuar o pagamento direto aos empregados.

3.1. Procedimento Detalhado

O processo de liberação para rescisão contratual é o mais complexo e exige a apresentação de uma documentação abrangente para garantir a completa quitação das verbas trabalhistas.

3.1.1. Solicitação da Empresa Contratada

A empresa contratada deve formalizar a solicitação de liberação por meio de ofício ou requerimento, contendo as seguintes informações:

• Identificação do Contrato: Número do contrato, nome da empresa contratada e período de vigência. Identificação do Empregado: Nome completo do empregado, CPF e função desempenhada no contrato. Data da Rescisão: Data efetiva da rescisão do contrato de trabalho.
• Tipo de Rescisão: Indicação do tipo de rescisão (sem justa causa, com justa causa, pedido de demissão, etc.).
• Valores a Serem Liberados: Detalhamento de todas as verbas rescisórias, incluindo saldo de salário, aviso prévio, 13º salário proporcional, férias proporcionais, multa de 40% do FGTS (se aplicável), entre outras.
• Dados Bancários: Informações da conta bancária da empresa para onde os valores devem ser transferidos (conta vinculada).

3.1.2. Documentação Comprobatória

A documentação a ser apresentada pela empresa contratada para a liberação dos recursos de rescisão é extensa e deve comprovar a quitação integral das verbas trabalhistas:

• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT): Cópia do TRCT devidamente preenchido e assinado pelo empregado e pela empresa, com a homologação do sindicato da categoria ou do Ministério do Trabalho e Emprego (quando exigido por lei).
• Comprovante de Pagamento das Verbas Rescisórias: Comprovante de depósito bancário ou outro meio que ateste o pagamento das verbas rescisórias diretamente ao empregado.
• Extrato Analítico do FGTS: Extrato analítico da conta vinculada do FGTS do empregado, demonstrando todos os depósitos realizados e o saque da rescisão.
• Comprovante de Recolhimento da Multa de 40% do FGTS: Guia de recolhimento da multa de 40% sobre o saldo do FGTS, se aplicável.
• Comprovante de Recolhimento do INSS: Comprovante de recolhimento do INSS referente às verbas rescisórias.
• Comprovante de Entrega das Guias de Seguro-Desemprego: Cópia das guias de seguro-desemprego entregues ao empregado, se aplicável.
• Exame Demissional: Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) demissional, comprovando a aptidão do empregado para o desligamento.
• Comprovante de Realocação (se aplicável): Em caso de realocação do empregado em outra atividade de prestação de serviços, documentos que comprovem essa realocação, sem interrupção do contrato de trabalho.

3.1.3. Análise e Conferência pelo Fiscal Administrativo

O fiscal administrativo deve realizar uma análise crítica e detalhada de toda a documentação, com foco na conformidade legal e na proteção da Administração Pública:

• Conferência do TRCT: Verificar se todos os campos do TRCT estão corretamente preenchidos, se as verbas rescisórias estão de acordo com a legislação trabalhista e se as assinaturas e homologações são válidas.
• Cálculo das Verbas Rescisórias: Recalcular todas as verbas rescisórias para assegurar a correção dos valores e evitar pagamentos a menor ou a maior.
• Verificação de Regularidade dos Recolhimentos: Confirmar a regularidade dos recolhimentos de FGTS e INSS, incluindo a multa de 40% do FGTS, se aplicável.
• Comprovação do Pagamento ao Empregado: Assegurar que o pagamento das verbas rescisórias foi efetivamente realizado ao empregado, por meio de comprovante bancário ou outro documento idôneo.
• Conformidade com a IN 05/2017: Assegurar que a solicitação e a documentação estão em conformidade com as exigências da IN 05/2017, especialmente os artigos 59 e 60, que tratam da retenção da garantia em caso de inadimplemento.
• Análise de Riscos: Avaliar o risco de passivos trabalhistas para a Administração Pública, considerando a documentação apresentada e a legislação vigente.

3.1.4. Autorização e Liberação dos Recursos

Após a análise e parecer favorável do fiscal administrativo, o processo é encaminhado para autorização da autoridade competente e subsequente liberação dos recursos da conta vinculada para a empresa contratada. Em casos de não comprovação da quitação das verbas rescisórias, o fiscal deve recomendar a retenção da garantia contratual e/ou dos créditos da contratada para que a Administração possa efetuar o pagamento direto aos empregados, conforme previsto na IN 05/2017.

Considerações Finais sobre os Roteiros

É fundamental que a Administração Pública mantenha um registro detalhado de todas as solicitações, documentações apresentadas, análises realizadas e autorizações concedidas. A comunicação clara e transparente com a empresa contratada é essencial para o bom andamento do processo e para a prevenção de conflitos. A capacitação contínua dos fiscais administrativos é igualmente importante para garantir a correta aplicação da legislação e a proteção dos interesses da Administração.