Tutorial para apoiar o gestor do contrato no preenchimento do relatório final no sistema Contratos.gov.br e no encaminhamento do arquivo PDF pelo Mesa Virtual. O guia explica o sentido de cada pergunta e sugere critérios e evidências.

Revisado em 22/10/2026

1. Quando preencher e qual é o fluxo

O relatório deve ser elaborado ao final da vigência, depois de concluídas as providências de encerramento e realizados os pagamentos devidos, conforme o caso. Antes de iniciar, o gestor deve consolidar as informações da fiscalização e verificar se há pendências materiais, financeiras ou de encerramento que precisem ser registradas.

1. Reúna o contrato, os termos de apostilamento e termos aditivos, o planejamento da contratação, registros de fiscalização e recebimento, atestes, documentos de pagamento e informações sobre garantia e conta vinculada, quando houver.
2. Acesse o Contratos.gov.br e localize o contrato correto pelo número. Confira os dados de identificação e vigência exibidos pelo sistema.
3. Abra a funcionalidade de relatório final do contrato e responda aos campos com base no histórico completo da execução, não apenas da última medição ou do encerramento administrativo.
4. Revise respostas, observações, identificação do contrato e data. Conclua a emissão/geração do relatório e baixe o arquivo em PDF.
5. Abra o PDF baixado e confira se está completo e legível, se corresponde ao contrato certo e se contém as respostas e a identificação indicadas pelo sistema.
6. No Mesa Virtual, crie o documento e encaminhe à unidade destinatária: Departamento de Gestão de Contratos e Serviços. Siga os campos de classificação, assunto e despacho disponíveis no sistema e as orientações internas da unidade.

Se houver pendência Não informe uma situação como concluída se ainda houver obrigação relevante em aberto. Registre a situação verdadeira no campo correspondente, explique a pendência na observação quando necessário e consulte o Departamento de Gestão de Contratos e Serviços (DGCS) para orientação antes de finalizar o encerramento. O relatório deve refletir os fatos, não apenas a intenção de resolver a pendência.

2. Conferência dos dados de identificação

O relatório de referência exibe número do contrato e da UASG/unidade gestora, contratante, contratada, número do processo e datas de início e fim da vigência. Mesmo que esses dados sejam preenchidos automaticamente pelo sistema, compare-os com o instrumento contratual e seus aditivos. Divergências de identificação ou de vigência devem ser esclarecidas antes da emissão, para evitar vincular o relatório ao processo ou período errado.

3. Como responder a cada pergunta

3.1 “O objeto contratual foi entregue à Contratante em sua totalidade?”

O que a pergunta verifica: Verifica se a prestação, fornecimento ou resultado contratado foi entregue/realizado integralmente, conforme escopo e condições pactuadas.

Como preencher: Marque “Sim” somente quando o objeto tiver sido integralmente executado e recebido/atestado. Se a execução foi parcial, houve item não entregue, etapa não concluída, rejeição, glosa ou outra pendência, não assinale “Sim” como se tudo estivesse concluído. Use a resposta negativa disponível e esclareça a situação em “Observação”, indicando o que faltou e a providência adotada ou pendente.

Conferir antes de responder: Termos de recebimento provisório/definitivo, atestes, medições, ordens de serviço, relatórios de fiscalização, notas fiscais e registros de ocorrências, comparados com o escopo do contrato.

Exemplo: “Sim” quando todos os itens/serviços previstos foram entregues e aceitos. Se restou etapa não executada: “Não” e descrever, na observação, a etapa e o tratamento dado.

3.2 “Foram cumpridas todas as obrigações financeiras junto à Contratada?”

O que a pergunta verifica: Confirma se a Administração liquidou e pagou à contratada tudo o que era devido pela execução aceita, inclusive valores finais, sem confundir pagamento com obrigações ainda em análise.

Como preencher: Marque “Sim” quando todos os valores devidos estiverem pagos ou formalmente encerrados conforme os registros do processo. Se houver nota fiscal/medição pendente de ateste, liquidação ou pagamento, controvérsia de valor, retenção ainda não resolvida ou outro saldo a pagar, não marque “Sim”; explique o estágio na observação e, se necessário, busque orientação do DGCS.

Conferir antes de responder: Notas fiscais, atestes, liquidações, ordens bancárias/comprovantes de pagamento, glosas, retenções, ajustes e demonstrativo final de valores.

Exemplo: “Sim” após conferir que as parcelas devidas foram pagas e não há saldo financeiro pendente. Uma fatura ainda em liquidação impede afirmar que todas as obrigações financeiras estão cumpridas.

3.3 “O saldo remanescente dos recursos depositados na Conta-Depósito Vinculada foi liberado para o Fornecedor até o encerramento do contrato?”

O que a pergunta verifica: Verifica o tratamento final dos valores retidos/depositados em conta vinculada, se esse mecanismo foi utilizado no contrato (apenas em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra).

Como preencher: Se o contrato não teve Conta-Depósito Vinculada, selecione “Não aplicável”. Se teve, confirme se havia saldo remanescente e se ele foi liberado ao fornecedor até o encerramento. Responda conforme os comprovantes e os registros de movimentação. Se a conta existia e a liberação não ocorreu ou está pendente, não use “Não aplicável”; registre a situação real e explique a pendência.

Conferir antes de responder: Contrato e regras aplicáveis ao caso, extratos/demonstrativos da conta, pedidos e comprovantes de liberação, registros da unidade financeira e comunicações com a contratada.

Exemplo: “Não aplicável” quando o mecanismo não existiu. “Sim” quando havia conta e o saldo devido foi liberado. Se não foi liberado, indicar a pendência em vez de tratar como item inexistente.

Atenção “Não aplicável” significa que a situação não se aplica ao contrato; não significa que a obrigação ficou pendente ou que faltou verificar.

3.4 “A garantia contratual foi integralmente devolvida para a Contratada?”

O que a pergunta verifica: Verifica o encerramento da garantia prestada para o contrato, quando houve exigência e apresentação de garantia.

Como preencher: Se não foi exigida/prestada garantia contratual, selecione “Não aplicável”. Se houve garantia, confirme o valor/modalidade, se havia motivo para retenção ou execução e se a devolução/liberação integral foi efetivada. Caso ainda esteja em processamento ou haja parcela retida, não marque como devolvida integralmente; registre o fato e a providência na observação.

Conferir antes de responder: Cláusula contratual, apólice/caução/fiança ou instrumento equivalente, vigência da garantia, eventuais sinistros/execuções, solicitação e comprovante de liberação/devolução.

Exemplo: “Não aplicável” se não houve garantia. “Sim” se a garantia aplicável foi integralmente liberada/devolvida. Se ainda não houve devolução, informar “Não” e explicar o motivo/andamento, conforme as opções do formulário.

3.5 “Grau de satisfação com o desempenho do contrato”

O que a pergunta verifica: Registra uma avaliação sintética da qualidade do desempenho da contratada ao longo de toda a execução.

Como preencher: Selecione o grau disponível no sistema que melhor represente o conjunto da execução. Considere qualidade, cumprimento de prazos, atendimento, regularidade, resolução de problemas, conformidade com níveis de serviço e recorrência/gravidade de ocorrências. Baseie a avaliação nos registros da fiscalização; não escolha o grau apenas pela impressão do último período.

Conferir antes de responder: Relatórios e registros de fiscalização, indicadores (IMR), notificações, ocorrências, glosas, atrasos, correções e elogios/avaliações documentadas.

Exemplo: Desempenho consistente, dentro do esperado e sem ocorrências relevantes deve receber grau compatível com a escala exibida. Problemas recorrentes ou impactos significativos devem reduzir a avaliação, mesmo que tenham sido corrigidos ao final.

Atenção O sistema traz como referência “Médio”, mas isso é um exemplo de preenchimento, não uma recomendação universal nem confirmação da escala atualmente exibida no sistema.

3.6 “A necessidade formalizada no Planejamento da Contratação (DOD/DFD/ETP/TR/PB) foi plenamente atendida pelo contrato?”

O que a pergunta verifica: Compara o resultado obtido com a necessidade que justificou a contratação e foi formalizada no planejamento.

Como preencher: Responda “Sim” quando a execução do contrato tiver atendido plenamente à necessidade descrita nos documentos de planejamento, considerados o resultado esperado e o escopo pactuado. Se a entrega formal ocorreu, mas a necessidade foi atendida apenas parcialmente, ou se o resultado esperado não foi alcançado, responda “Não” e esclareça o motivo na observação e/ou no campo de objetivos, conforme permitido.

Conferir antes de responder: DOD/DFD, ETP, Termo de Referência/Projeto Básico e documentos de recebimento e avaliação dos resultados. Verifique qual desses documentos integra o planejamento daquele processo.

Exemplo: “Sim” quando a solução entregue resolveu integralmente a necessidade definida. “Não” quando o objeto foi entregue, mas não gerou todo o resultado esperado ou a necessidade permaneceu parcialmente sem atendimento.

Atenção Entrega integral do objeto e atendimento pleno da necessidade são avaliações relacionadas, mas não idênticas: o contrato pode ter sido executado conforme o escopo e, ainda assim, não atender plenamente à necessidade originalmente formalizada.

3.7 “Informações sobre a consecução dos objetivos que tenham justificado a contratação”

O que a pergunta verifica: Pede um relato curto e concreto sobre os resultados alcançados em relação aos objetivos da contratação.

Como preencher: Descreva o objetivo previsto e o resultado observado. Informe se foi alcançado integralmente, parcialmente ou não alcançado; quando útil, cite entregas, quantitativos, período, indicador ou benefício verificável. Evite respostas vagas como “tudo certo” ou repetir somente o objeto do contrato. Se os resultados foram parciais, explique as limitações e suas causas conhecidas.

Conferir antes de responder: Objetivos e resultados esperados no planejamento, indicadores, relatórios de execução, aceite final e registros de uso/benefício do objeto.

Exemplo: “Os objetivos previstos no planejamento foram alcançados: [resultado verificável], conforme [relatório/indicador/recebimento].” Ou: “Atendimento parcial: [objetivo não alcançado], em razão de [fato documentado]; providência registrada em [referência].”

3.8 “Eventuais condutas a serem adotadas para o aprimoramento das atividades da Administração”

O que a pergunta verifica: Registra recomendações de melhoria para futuras contratações, fiscalização ou gestão administrativa, com base nas lições aprendidas.

Como preencher: Informe ações concretas que poderiam melhorar planejamento, especificação, indicadores, cronograma, comunicação, fiscalização, gestão de riscos ou processo de pagamento. Se não houver recomendação relevante, escreva “Não se aplica” ou equivalente. Quando possível, associe a recomendação ao aprendizado observado, sem atribuir responsabilidade sem base documental.

Conferir antes de responder: Dificuldades recorrentes, ocorrências, mudanças de escopo, atrasos, dúvidas de interpretação, desempenho de indicadores e lições registradas durante a execução.

Exemplo: “Em futuras contratações, detalhar no Termo de Referência os critérios de aceite e os prazos de correção, para reduzir divergências na medição.”

3.9 “Observação”

O que a pergunta verifica: É o espaço para contextualizar respostas, registrar pendências ou fatos relevantes que não estejam suficientemente explicados pelos demais campos.

Como preencher: Use linguagem objetiva, clara e impessoal. Informe fatos, datas/períodos, documentos de referência e providências tomadas ou pendentes. Priorize explicar respostas “Não”, situações parciais, divergências, retenções, pagamentos ou garantias ainda em processamento e circunstâncias que ajudem a unidade destinatária a compreender o encerramento. Se não houver informação adicional, deixe em branco se o sistema permitir ou escreva “Sem observações”.

Conferir antes de responder: Processo de contratação e execução, notificações, despachos, comprovantes, relatórios de fiscalização e registros financeiros/administrativos.

Exemplo: “A última medição, referente a [período], está em [etapa] no processo [referência]. O gestor encaminhou a documentação à unidade responsável em [data].”

4. Revisão antes de baixar o PDF

• O número do contrato, a unidade gestora, a contratada, o processo e as datas de vigência correspondem ao instrumento e aos aditivos?
• As respostas refletem o contrato inteiro e estão apoiadas em documentos do processo?
• A entrega e o atendimento da necessidade foram avaliados separadamente?
• Pagamentos, conta vinculada e garantia foram conferidos com as áreas/registros pertinentes?
• O grau de satisfação é coerente com o histórico de desempenho e com a escala apresentada no sistema?
• As respostas “Não” ou situações parciais estão explicadas na observação, quando necessário?
• Os campos de objetivos e de aprimoramento contêm informação concreta, ou “Não se aplica” quando efetivamente cabível?
• O PDF foi aberto após o download e está legível, completo e associado ao contrato correto?

5. Encaminhamento pelo Mesa Virtual

Depois de conferir o PDF, inclua-o no Mesa Virtual cadastrando como um documento avulso:

• Tipo do Documento: RELATÓRIO FINAL DO CONTRATO
• Classificação CONARQ (conforme o caso):
  • 018.1 – CONTRATAÇÃO DE PESSOA JURÍDICA – (ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO) CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – CONTRATAÇÃO DE PESSOA JURÍDICA
  • 018.2 – CONTRATAÇÃO DE PESSOA FÍSICA – (ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO) CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – CONTRATAÇÃO DE PESSOA FÍSICA
  • 031.11 – MATERIAL PERMANENTE – (GESTÃO DE MATERIAIS) AQUISIÇÃO E INCORPORAÇÃO – COMPRA – MATERIAL PERMANENTE
  • 031.12 – MATERIAL DE CONSUMO – (GESTÃO DE MATERIAIS) AQUISIÇÃO E INCORPORAÇÃO – COMPRA – MATERIAL DE CONSUMO
• Natureza do Documento: OSTENSIVO

Inclua o arquivo PDF gerado pelo sistema Contratos.gov;
Inclua a assinatura do gestor do contrato conforme consta no arquivo PDF;
Informe o nome do fornecedor como interessado do documento;
Encaminhe o documento criado ao Departamento de Gestão de Contratos e Serviços (DGCS).