REEMBOLSO CRECHE EM CONTRATOS COM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA

Tutorial referente ao reembolso creche regulamentado pelo Decreto nº 12.174/2024 e alterado pelo Decreto nº 12.926/2026

Revisado em 30/09/2026

1. O que é o reembolso-creche?

O reembolso-creche é o ressarcimento de despesas comprovadamente realizadas com o cuidado, a guarda, o desenvolvimento ou o acompanhamento de criança, pago pela empresa contratada à trabalhadora ou ao trabalhador e posteriormente incluído na medição contratual conforme as regras aplicáveis.

O benefício:

• tem natureza indenizatória;
• é destinado a trabalhador(a) alocado(a) em contrato de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra (DEMO);
• pode ser utilizado para despesas com creche, pré-escola ou serviço de natureza congênere, observados os requisitos normativos;
• é calculado por dependente elegível;
• depende de documentação e de registro no sistema Contratos.gov.br;
• não deve ser pago em duplicidade em relação ao mesmo dependente no âmbito dos contratos abrangidos pela norma.

1.1. Quem pode receber?

A trabalhadora ou o trabalhador que possua:

• filho;
• enteado; ou
• criança sob guarda judicial,

Com até 5 anos e 11 meses de idade, observadas as regras da legislação e da norma coletiva aplicável.

O benefício poderá ser devido por criança. No caso de gêmeos ou múltiplos, cada dependente deve ser individualizado pelo respectivo CPF no cadastro e nos relatórios.

1.2. Qual é o valor?

O valor de referência indicado na IN SEGES/MGI nº 147/2026 é de até R$ 526,64 por dependente, conforme o Anexo I da norma. O valor efetivamente pago pode ser menor quando:

• a despesa comprovada for inferior ao limite; ou
• houver benefício semelhante previsto em convenção coletiva, acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa, com necessidade de complementação apenas até o limite aplicável.

Quando a norma coletiva estabelecer condição mais benéfica, como valor maior, período de concessão superior ou critérios de elegibilidade mais favoráveis, devem ser observadas as regras coletivas, sem prejuízo da análise da complementação prevista na IN nº 147/2026.

2. Fluxo resumido

1. Trabalhador(a): solicita o benefício e entrega os documentos à empresa contratada.
2. Fornecedor: analisa a documentação, recebe e guarda os comprovantes, registra o benefício no Contratos.gov.br e realiza o reembolso na folha de pagamento.
3. Fornecedor: apresenta mensalmente à fiscalização da UFFS os relatórios dos beneficiários e o relatório extraído do Contratos.gov.br.
4. Fiscalização: confere os relatórios, os valores e a compatibilidade com a fatura e realiza a medição mensal.
5. Administração: paga somente o valor comprovado e validado, sujeito a glosa quando houver inconsistências.
6. Fiscalização: realiza, semestralmente e por amostragem, a verificação da regularidade, da veracidade e da consistência das informações e dos comprovantes.

3. Ativação — tarefa da empresa fornecedora

A ativação é o conjunto de providências que permite reconhecer formalmente o benefício para determinada trabalhadora ou trabalhador e seus dependentes.

3.1. Receber a solicitação e a documentação

A empresa contratada deve receber do(a) trabalhador(a), para cada dependente, no mínimo: 

• requerimento de concessão do reembolso-creche;
• cópia da certidão de nascimento do filho, enteado ou criança sob guarda judicial;
• cópia do documento comprobatório da guarda judicial, quando for o caso;
• declaração de ciência sobre a coleta e o tratamento dos dados pessoais do(a) trabalhador(a) e do dependente para análise, concessão, manutenção e fiscalização do benefício;
• declaração da mãe, quando for o caso, informando ciência de que a concessão para si pode provocar a inativação do mesmo benefício concedido a outro responsável;
• declaração do pai ou responsável legal, quando for o caso, informando que a mãe ou outro responsável não recebe o benefício por outro contrato abrangido pela regra e ciência de que uma concessão posterior à mãe poderá provocar a sua inativação;
• comprovante da despesa, quando exigido para o benefício solicitado e para a fiscalização, como nota fiscal, recibo, declaração de quitação ou documento equivalente;
• documentos adicionais previstos em convenção coletiva, acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa, quando aplicável.

3.2. Conferir os requisitos

Antes de registrar o benefício, a empresa deve conferir:

• se o(a) trabalhador(a) está alocado(a) no contrato da UFFS;
• se o dependente atende ao limite de idade e à condição de filho, enteado ou criança sob guarda judicial;
• se a documentação está completa, legível e coerente;
• se há norma coletiva aplicável à categoria;
• se o benefício será concedido com fundamento no Decreto nº 12.174/2024, em norma coletiva ou como complementação;
• se existe risco de duplicidade em relação ao mesmo dependente;
• se o valor solicitado corresponde à despesa efetivamente comprovada e respeita o limite aplicável.

A responsabilidade pela veracidade dos dados informados e pela correta concessão do benefício permanece com a empresa contratada, mesmo quando o registro for feito no sistema Contratos.gov.br.

3.3. Cadastrar o(a) terceirizado(a) no Contratos.gov.br

Conforme o perfil de acesso, o cadastro pode ser acessado pelos seguintes caminhos indicados no guia de referência:

Perfil “Setor Contratos”: Gestão contratual → Contratos → pesquisar o contrato → coluna “Ações” → engrenagem → Terceirizados.

Perfil “Responsável por Contrato”: Gestão contratual → Meus contratos → pesquisar o contrato → “Ações” → engrenagem → Terceirizados.

O cadastro pode ser feito individualmente ou por importação em lote, conforme as funcionalidades disponíveis no sistema.

Dados funcionais necessários

No cadastro individual, conferir, entre outros campos:

• CPF e nome;
• nome social, quando aplicável;
• telefones;
• escolaridade;
• CBO e descrição da função;
• descrição complementar;
• jornada semanal;
• unidade de prestação do serviço;
• salário mensal bruto;
• custo mensal do terceirizado;
• auxílio-transporte e auxílio-alimentação;
• data de início no contrato;
• situação do vínculo no contrato.

3.4. Incluir o dependente

Na aba Dependentes, selecionar Adicionar dependente e preencher:

• CPF do dependente;
• nome completo;
• data de nascimento;
• indicação de que há reembolso-creche;
• fundamento legal do benefício — norma coletiva ou Decreto nº 12.174/2024, conforme o caso;
• valor do benefício.

Após incluir todos os dependentes, selecionar Salvar e voltar. Para um(a) terceirizado(a) já cadastrado(a), acessar a opção de edição e incluir o dependente no mesmo cadastro.

O registro e a manutenção atualizada das informações no Contratos.gov.br constituem a ativação do benefício para fins da IN nº 147/2026.

3.5. Concluir a ativação

A empresa deve:

• manter os documentos de ativação em arquivo seguro, com acesso restrito;
• registrar o(a) trabalhador(a) e o(s) dependente(s) no Contratos.gov.br;
• conferir se o cadastro foi validado pelo sistema;
• informar o benefício na folha de pagamento;
• guardar os comprovantes de pagamento apresentados pelo(a) trabalhador(a);
• incluir o benefício nos relatórios mensais encaminhados à fiscalização.

 4. Medição mensal para reembolso — tarefa da empresa fornecedora

A empresa somente deve incluir na fatura o valor do benefício efetivamente pago ao(à) trabalhador(a), dentro dos limites e condições aplicáveis. A estimativa da planilha de custos serve para provisionamento; não substitui a comprovação do desembolso.

4.1. Reembolsar o(a) trabalhador(a)

Depois de conferir os documentos, a empresa deve realizar o reembolso na folha de pagamento, pelo valor efetivamente devido e comprovado para cada dependente.

 O comprovante do gasto deve identificar, sempre que possível:

• o prestador do serviço;
• o dependente atendido;
• o período de referência;
• o valor pago;
• a quitação ou o pagamento da despesa.

São admitidos, conforme a norma, serviços prestados por instituição de educação infantil ou por prestador de serviço de natureza congênere, desde que o serviço seja destinado ao cuidado, à guarda, ao desenvolvimento ou ao acompanhamento da criança e seja prestado de forma continuada. A existência de parentesco entre a criança e o cuidador não invalida o documento, salvo quando se tratar de ascendente de primeiro grau.

4.2. Preparar o relatório mensal de beneficiários

A empresa deve apresentar à fiscalização administrativa, mensalmente:

• relatório dos beneficiários do reembolso-creche e dos benefícios semelhantes previstos em norma coletiva; e
• relatório mensal do reembolso-creche extraído do Contratos.gov.br.

 O relatório de beneficiários deve conter, no mínimo: 

• nome e CPF do(a) trabalhador(a);
• nome e CPF do filho, enteado ou criança sob guarda judicial;
• valor unitário do benefício;
• fundamento da concessão;
• limite de idade aplicável e indicação sobre a exigência ou dispensa de comprovação, quando o benefício decorrer de norma coletiva;
• CPF ou CNPJ do prestador do serviço, quando exigido pela norma coletiva ou quando se tratar do benefício baseado no Decreto nº 12.174/2024.

4.3. Conferir os valores

Antes do envio à fiscalização, a empresa deve conferir: 

• se cada pessoa listada está vinculada ao contrato da UFFS;
• se cada dependente está cadastrado com CPF próprio;
• se não há duplicidade de dependente;
• se o valor do relatório coincide com o valor pago em folha;
• se o valor da fatura coincide com a soma dos benefícios individualizados;
• se o valor não ultrapassa o limite aplicável ou a despesa efetivamente comprovada;
• se os dados do relatório extraído do sistema coincidem com o relatório elaborado pela empresa;
• se o CITL aplicado corresponde ao posto de trabalho, quando essa parcela estiver prevista na composição contratual.

4.4. Enviar a medição à UFFS

A empresa deve encaminhar, no prazo previsto no contrato e no procedimento de medição da UFFS:

• relatório mensal de beneficiários;
• relatório mensal extraído do Contratos.gov.br;
• memória de cálculo;
• comprovação do pagamento na folha, quando exigida no procedimento contratual;
• documentos da despesa, mantidos para a fiscalização semestral;
• fatura com o valor correspondente ao benefício efetivamente pago.

 A empresa não deve faturar valores apenas provisionados e não solicitados ou não pagos.

5. Solicitação do benefício pelo trabalhador ou pela trabalhadora

5.1. Quando solicitar

A solicitação deve ser apresentada à empresa contratada assim que estiverem reunidos os documentos necessários e ocorrer a situação que dá direito ao benefício.

A concessão depende de requerimento e não deve produzir efeitos retroativos em desacordo com a IN nº 147/2026. Nos contratos vigentes, devem ser observadas também a data de adequação contratual, a data de alocação no contrato e as orientações da UFFS para a transição.

5.2. Como solicitar

O(a) trabalhador(a) deve:

1. preencher o requerimento fornecido pela empresa; (Modelo para mãe / modelo para pai ou responsável legal)
2. identificar a criança, o enteado ou a criança sob guarda judicial;
3. anexar a certidão de nascimento;
4. anexar o termo ou documento de guarda judicial, se for o caso;
5. assinar a declaração de ciência sobre o tratamento de dados;
6. apresentar a declaração de mãe ou de pai/responsável legal, conforme o caso;
7. apresentar o comprovante da despesa exigido;
8. informar eventual benefício semelhante previsto em convenção ou acordo coletivo;
9. protocolar a documentação junto à empresa e guardar o comprovante de entrega.

5.3. Escolha quando houver benefício previsto em norma coletiva

Se houver benefício semelhante previsto em convenção coletiva, acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa, a empresa deve orientar o(a) trabalhador(a) sobre as alternativas aplicáveis, que podem incluir:

• recebimento apenas do benefício coletivo;
• recebimento apenas do reembolso-creche do Governo Federal;
• recebimento do benefício coletivo com complementação até o limite do reembolso-creche, quando cabível.

A escolha deve observar a norma coletiva vigente e as regras da IN nº 147/2026. Em qualquer hipótese, o benefício relativo ao mesmo dependente deve ser controlado para evitar pagamento indevido ou duplicidade.

5.4. Preferência e duplicidade

Quando os dois responsáveis pela criança forem trabalhadores terceirizados em contratos abrangidos pela regra, o sistema e as declarações devem ser utilizados para impedir a duplicidade. 

A declaração da mãe deve registrar a ciência de que a concessão para ela pode inativar o benefício eventualmente concedido ao outro responsável. O pai ou responsável legal deve declarar que a mãe ou outro responsável não recebe o benefício abrangido pela regra em outro contrato, além de declarar ciência da possível inativação se houver concessão posterior à mãe. 

A empresa deve comunicar ao(à) trabalhador(a) eventual pendência documental, inconsistência ou impedimento de cadastro.

6. Atribuição da fiscalização mensal

A fiscalização administrativa da UFFS deve verificar se a medição apresentada corresponde aos benefícios efetivamente concedidos e pagos.

6.1. Conferência mensal

A fiscalização deve:

1. receber os dois relatórios mensais apresentados pela empresa;
2. conferir se os relatórios abrangem o período de referência da medição;
3. comparar os dados do relatório da empresa com o relatório extraído do Contratos.gov.br;
4. conferir nome e CPF do(a) trabalhador(a) e CPF do dependente;
5. conferir o fundamento da concessão;
6. verificar o valor individual e o total faturado;
7. verificar se os valores correspondem aos benefícios pagos e solicitados;
8. acompanhar o saldo provisionado do contrato;
9. verificar se foram descontados os valores provisionados e não utilizados, quando essa metodologia fizer parte da planilha contratual;
10. registrar a análise e a conclusão da medição no processo administrativo através da planilha de faturamento.

6.2. Tratamento das inconsistências

Se forem identificadas inconsistências entre relatórios, valores ou documentos:

• solicitar esclarecimento ou saneamento à empresa;
• suspender a aprovação do item inconsistente, quando necessário;
• realizar a glosa dos valores ainda não quitados, enquanto a inconsistência não for sanada;
• exigir a restituição dos valores já pagos indevidamente;
• registrar a ocorrência e os documentos utilizados na análise;
• avaliar a necessidade de comunicação à gestão do contrato e de outras providências previstas no contrato e na legislação.

A insuficiência ou irregularidade da documentação comprobatória relativa ao benefício é responsabilidade da empresa contratada. Se não houver saneamento, a IN nº 147/2026 determina a glosa dos valores ainda não quitados e a restituição dos valores já pagos.

6.3. Provisionamento e pagamento

O percentual usado na planilha de custos é estimativo. A medição deve considerar o valor efetivamente desembolsado pela empresa em favor dos trabalhadores beneficiários.

 Como referência de planejamento, a IN nº 147/2026 permite utilizar os percentuais do Anexo II ou método estatístico baseado em dados oficiais, desde que demonstrada a pertinência do cálculo. A orientação oficial do Governo Federal apresenta, como exemplo, a incidência de 20% sobre o valor de referência de R$ 526,64, resultando em R$ 105,33 por posto, sem prejuízo do CITL aplicável ao posto. 

Se o provisionamento anual se mostrar insuficiente, a Administração deve adotar as providências contratuais necessárias para assegurar a cobertura dos custos efetivos, conforme a legislação aplicável.

7. Atribuição da fiscalização semestral

A fiscalização semestral verifica a regularidade, a veracidade e a consistência das informações prestadas pela empresa quanto à concessão e ao pagamento do benefício.

7.1. Planejar a amostra

A fiscalização semestral na UFFS fica definida para ocorrer nos meses de março e setembro e não depende da data de ativação de cada benefício individualmente.

A verificação dos comprovantes deve ser feita por amostragem, mas deve alcançar, no período semestral, ao menos um documento comprobatório referente a cada trabalhador ou trabalhadora beneficiário(a) do reembolso-creche.

A unidade fiscalizadora deve registrar:

• período da fiscalização;
• universo de beneficiários;
• critérios utilizados para seleção da amostra;
• documentos solicitados;
• resultados e achados;
• providências de saneamento, glosa ou restituição, quando cabíveis.

7.2. Solicitar os documentos à empresa

Para cada beneficiário selecionado, solicitar, conforme o caso:

• requerimento;
• certidão de nascimento;
• documento de guarda judicial;
• declarações exigidas;
• comprovante de registro no Contratos.gov.br;
• nota fiscal, recibo, declaração de quitação ou documento equivalente;
• comprovante do reembolso realizado na folha;
• documentos adicionais previstos em norma coletiva ou no contrato.

Os comprovantes de despesa devem identificar o prestador do serviço, o dependente assistido e o período de referência.

7.3. Registrar os achados

A fiscalização deve avaliar, entre outros pontos:

• autenticidade aparente e integridade dos documentos;
• correspondência entre o dependente cadastrado e o dependente indicado no comprovante;
• correspondência entre o período do comprovante e o período faturado;
• correspondência entre o valor comprovado, o valor pago e o valor faturado;
• existência de documento de pagamento ou quitação;
• existência de duplicidade ou incompatibilidade cadastral;
• manutenção do benefício no sistema Contratos.gov.br;
• regularidade das declarações e da documentação de ativação.

Os achados devem ser formalizados no processo de fiscalização, com indicação do documento analisado, da conclusão e da providência adotada.

7.4. Formalizar saneamentos e restituições

Quando houver falha corrigível, a fiscalização deve solicitar saneamento e fixar prazo conforme o contrato ou o procedimento administrativo aplicável.

Quando a falha não for sanada ou houver pagamento indevido, a fiscalização deve propor ou efetivar, conforme a competência definida pela UFFS:

• glosa da parcela ainda não paga;
• restituição de valor pago indevidamente;
• correção do cadastro no Contratos.gov.br;
• correção dos relatórios mensais;
• registro da ocorrência e comunicação à gestão do contrato.

8. Checklist rápido por responsável

8.1. Empresa fornecedora (modelo)

(  ) Receber requerimento e documentos do(a) trabalhador(a).
(  ) Conferir elegibilidade, norma coletiva e eventual duplicidade.
(  ) Cadastrar ou atualizar trabalhador(a) no Contratos.gov.br.
(  ) Incluir cada dependente com CPF próprio.
(  ) Registrar o fundamento e o valor do benefício.
(  ) Reembolsar o(a) trabalhador(a) na folha.
(  ) Custodiar documentos de ativação e comprovantes de despesa.
(  ) Gerar o relatório mensal do sistema.
(  ) Preparar o relatório mensal de beneficiários.
(  ) Conferir valores e enviar a medição à fiscalização.

8.2. Trabalhador(a) (modelo)

(  ) Solicitar o benefício à empresa.
(  ) Entregar certidão de nascimento ou documento de guarda.
(  ) Assinar a declaração de ciência sobre tratamento de dados.
(  ) Assinar a declaração de mãe ou de pai/responsável, conforme o caso.
(  ) Apresentar comprovante da despesa, quando exigido.
(  ) Informar a existência de benefício semelhante em norma coletiva.
(  ) Guardar comprovante de entrega da documentação.
(  ) Conferir o reembolso na folha de pagamento.

8.3. Fiscalização administrativa (modelo)

(  ) Receber os dois relatórios mensais.
(  ) Comparar relatório da empresa, Contratos.gov.br e fatura.
(  ) Conferir trabalhadores, dependentes, valores e fundamento.
(  ) Aprovar, solicitar saneamento ou glosar a parcela inconsistente.
(  ) Acompanhar o saldo provisionado.
(  ) Planejar a fiscalização semestral.
(  ) Solicitar documentos da amostra.
(  ) Garantir ao menos um comprovante por beneficiário no período semestral.
(  ) Registrar achados, saneamentos e restituições.

9. Proteção de dados pessoais

A documentação contém dados pessoais do(a) trabalhador(a) e de crianças. A empresa e os agentes públicos envolvidos devem:

• coletar somente os dados necessários à análise, concessão, manutenção e fiscalização do benefício;
• restringir o acesso aos documentos às pessoas que participam do procedimento;
• evitar o compartilhamento por canais inadequados;
• armazenar os documentos em processo ou repositório institucional com controle de acesso;
• observar a legislação de proteção de dados pessoais e as orientações internas da UFFS.

10. Referências normativas e materiais de apoio

Decreto nº 12.174/2024 — garantias trabalhistas em contratos administrativos
Decreto nº 12.926/2026 — alteração do Decreto nº 12.174/2024
IN SEGES/MGI nº 147/2026 — regulamentação do reembolso-creche
Orientação do Governo Federal: Reembolso-creche