Este tutorial detalha o processo de cálculo e pagamento de valores retroativos em contratos administrativos que envolvem dedicação exclusiva de mão de obra, com base na Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos) e na Instrução Normativa nº 05/2017 (IN 05/2017) do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
Introdução
Contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra são comuns na Administração Pública. Nesses contratos, a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro é crucial e frequentemente ajustada por meio de repactuações. A repactuação permite que os valores contratuais sejam revisados para refletir a variação dos custos, especialmente aqueles relacionados à mão de obra, como salários e encargos sociais, e aos insumos de mercado. Quando essas variações de custo ocorrem antes da formalização da repactuação, geram-se valores retroativos que precisam ser calculados e pagos corretamente.
1. Fundamentação Legal
O processo de repactuação e o tratamento de retroativos são regidos por importantes dispositivos legais:
1.1. Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos)
A Lei nº 14.133/2021, em seu Art. 6º, inciso LIX, define repactuação como a forma de manutenção do equilíbrio econômico-financeiro de contrato utilizada para serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva ou com predominância de mão de obra. Ela exige a demonstração analítica da variação dos custos contratuais, mediante apresentação de planilha de custos e formação de preços, observando a data do orçamento a que a proposta se referir, ou a data do acordo, convenção ou dissídio coletivo de trabalho que fundamentar a variação de custos de mão de obra.
O Art. 135 da mesma lei detalha que os preços dos contratos para serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra serão repactuados para manutenção do equilíbrio econômico-financeiro, com data vinculada:
- I – à da apresentação da proposta, para custos decorrentes do mercado;
- II – ao acordo, à convenção coletiva ou ao dissídio coletivo ao qual a proposta esteja vinculada, para os custos de mão de obra.
É fundamental observar o interregno mínimo de 1 (um) ano para a repactuação, contado da data da apresentação da proposta ou da data da última repactuação (§ 3º do Art. 135). A repactuação pode ser dividida em parcelas, considerando a anualidade do reajuste e as datas diferenciadas de variação de custos (mão de obra e insumos) (§ 4º do Art. 135). A solicitação deve ser acompanhada de demonstração analítica da variação dos custos, por meio da planilha de custos e formação de preços, ou do novo acordo, convenção ou sentença normativa (§ 6º do Art. 135).
1.2. Instrução Normativa nº 05/2017 (IN 05/2017)
A IN 05/2017, que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal, reforça a necessidade da repactuação para serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra. Ela estabelece que a repactuação de preços, como espécie de reajuste contratual, deverá ser utilizada nessas contratações, desde que observado o interregno mínimo de um ano das datas dos orçamentos aos quais a proposta se referir.
A IN 05/2017 também define os serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, caracterizados por empregados da contratada à disposição nas dependências da contratante, não compartilhamento de recursos humanos e materiais, e fiscalização da contratante sobre a distribuição, controle e supervisão dos recursos humanos alocados.
Um ponto crucial abordado em compêndios de perguntas frequentes sobre a IN 05/2017 é a preclusão do direito à repactuação. Se a repactuação não for solicitada durante a vigência do contrato, ou se não houver ressalva expressa em termo aditivo de prorrogação quando os cálculos ainda não estiverem disponíveis, o direito pode ser perdido.
2. Entendendo os Retroativos
Retroativos são valores devidos ao contratado referentes a períodos anteriores à formalização da repactuação, mas posteriores à data-base da variação de custos que a motivou. Isso ocorre porque a variação de custos (ex: aumento salarial por convenção coletiva) tem efeito imediato, mas o processo administrativo de repactuação leva tempo para ser concluído. O pagamento retroativo visa manter o equilíbrio econômico-financeiro do contrato desde a data em que a variação de custos efetivamente ocorreu.
3. Passo a Passo para Cálculo e Pagamento de Retroativos
O processo envolve diversas etapas, desde a identificação da necessidade de repactuação até a efetivação do pagamento.
3.1. Identificação da Necessidade de Repactuação
A necessidade de repactuação surge quando há alteração nos custos contratuais que impactam o equilíbrio econômico-financeiro do contrato. Os principais motivadores são:
- Aumentos salariais: Decorrentes de Acordos, Convenções ou Dissídios Coletivos de Trabalho (ACT/CCT/DCT) da categoria profissional abrangida pelo contrato.
- Variação de insumos: Aumento de custos de materiais, equipamentos ou outros insumos de mercado.
É essencial que o contrato preveja expressamente a cláusula de repactuação, indicando a data-base, periodicidade e critérios para sua concessão.
3.2. Solicitação da Contratada
A contratada deve formalizar a solicitação de repactuação à Administração, acompanhada de:
- Demonstração analítica da variação dos custos: Geralmente por meio de uma planilha de custos e formação de preços atualizada.
- Documentos comprobatórios: Cópia do ACT/CCT/DCT que fundamenta o aumento de mão de obra, notas fiscais ou outros comprovantes de variação de insumos.
Atenção: A solicitação deve ser feita durante a vigência do contrato. Se houver prorrogação contratual e os cálculos ainda não estiverem disponíveis, a contratada deve ressalvar expressamente seu direito à repactuação no termo aditivo, sob pena de preclusão.
3.3. Análise e Aprovação pela Administração
A Administração Pública, por meio de seus setores competentes (gestão de contratos, fiscalização, jurídico), analisará a solicitação da contratada, verificando:
- Conformidade com a legislação: Observância da Lei nº 14.133/2021 e IN 05/2017.
- Interregno mínimo: Verificação do cumprimento do prazo de 1 ano desde a última repactuação ou da data-base da proposta.
- Comprovação dos custos: Análise da planilha e dos documentos apresentados para garantir a correta variação dos custos.
- Impacto no equilíbrio econômico-financeiro: Avaliação se a repactuação mantém o equilíbrio original do contrato.
3.4. Cálculo dos Valores Retroativos
O cálculo dos retroativos envolve a diferença entre o valor contratual anterior e o novo valor repactuado, multiplicada pelo período em que a variação de custos já estava em vigor, mas ainda não havia sido formalizada. Este cálculo deve ser detalhado na planilha de custos e formação de preços.
Exemplo Simplificado:
Suponha que um contrato de serviços com dedicação exclusiva tenha um custo mensal de mão de obra de R$ 10.000,00. Em 1º de janeiro de 2025, um novo ACT/CCT entra em vigor, aumentando o custo mensal de mão de obra para R$ 11.000,00. A contratada solicita a repactuação em 1º de março de 2025, e a Administração aprova a repactuação com efeitos financeiros a partir de 1º de janeiro de 2025.
- Período retroativo: Janeiro e Fevereiro de 2025 (2 meses).
- Diferença mensal: R$ 11.000,00 – R$ 10.000,00 = R$ 1.000,00.
- Valor retroativo: R$ 1.000,00/mês * 2 meses = R$ 2.000,00.
Este valor será pago adicionalmente às faturas dos meses subsequentes ou em uma fatura específica de retroativos.
3.5. Formalização da Repactuação
A repactuação é formalizada por meio de apostilamento, exceto quando coincidir com a prorrogação contratual, caso em que deverá ser formalizada por aditamento. O termo de apostilamento ou aditamento deve detalhar os novos valores, a data de início dos efeitos financeiros e o período abrangido pelos retroativos.
3.6. Pagamento dos Retroativos
Após a formalização do apostilamento ou aditivo, conferência e concordância da fiscalização administrativa do contrato dos cálculos dos retroativos, a contratada emitirá a fatura correspondente aos valores, que será processada e paga pela Administração, seguindo os trâmites financeiros usuais.
4. Modelo de Planilha para Acompanhamento do Processo
Para auxiliar no cálculo e acompanhamento dos retroativos, um modelo de planilha eletrônica é essencial. A planilha deve conter seções para:
- Dados do Contrato: Número do contrato, objeto, contratada, vigência.
- Histórico de Repactuações: Datas das últimas repactuações, valores anteriores e novos valores.
- Módulo de Mão de Obra: Detalhamento dos custos de pessoal (salários, encargos sociais, benefícios), com colunas para valores antes e depois da variação, e a data-base da alteração.
- Módulo de Insumos: Detalhamento de outros custos (materiais, equipamentos, etc.), com valores antes e depois da variação, e a data-base da alteração.
- Cálculo de Retroativos: Seção para calcular a diferença mensal e o valor total retroativo por período.
- Acompanhamento: Colunas para registrar a data da solicitação, data da aprovação, data da formalização e data do pagamento.
Aqui está o Modelo de planilha de cálculo de retroativos a ser utilizada na UFFS.
Conclusão
O cálculo e pagamento de retroativos em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra é um processo que exige atenção à legislação vigente e à correta documentação. A Lei nº 14.133/2021 e a IN 05/2017 fornecem as diretrizes necessárias para garantir a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro e a transparência nas contratações públicas. A utilização de um tutorial passo a passo e de um modelo de planilha adequado simplifica e padroniza esse processo, minimizando erros e garantindo a conformidade legal.
Referências
Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 26 DE MAIO DE 2017 (Atualizada)
Compêndio de Perguntas Frequentes em Contratações Públicas e Matéria Administrativa