O atestado de capacidade técnica é o documento que registra, com base nos autos do contrato, os serviços ou fornecimentos efetivamente executados pela contratada. A emissão deve refletir a realidade comprovada no processo administrativo, inclusive quanto a quantitativos, períodos, qualidade da execução, sanções, multas, atrasos ou glosas.
Este serviço orienta a contratada e os agentes responsáveis pela fiscalização e pelo tratamento do pedido, desde o recebimento da solicitação até o envio do atestado assinado.
Quem pode solicitar
A solicitação deve ser apresentada pela empresa contratada, por e-mail dirigido à fiscalização do contrato.
Quando solicitado
A fiscalização verifica se o pedido se enquadra em pelo menos uma das seguintes situações:
- O contrato foi integralmente concluído;
- Decorreu pelo menos 1 (um) ano do início da execução, no caso de contrato continuado ainda em andamento; ou
- O contrato foi firmado para execução em prazo inferior a 1 (um) ano e já foi totalmente executado.
O atendimento do pedido depende da conferência das informações nos documentos e registros do processo administrativo.
Informações que devem constar da solicitação
No e-mail, a contratada deve informar:
- Razão social e CNPJ da empresa;
- Número do contrato;
- Período exato que pretende atestar;
- Quantitativos executados que pretende incluir no atestado; e
- Dados da equipe técnica ou do responsável técnico, quando aplicável.
Modelo de assunto do e-mail
Solicitação de atestado de capacidade técnica — Contrato nº [número do contrato]
Modelo de mensagem
À fiscalização do Contrato nº [número do contrato],
A [razão social], inscrita no CNPJ sob nº [CNPJ], solicita a emissão de atestado de capacidade técnica referente ao período de [data inicial] a [data final].
Os quantitativos executados que se pretende atestar são: [descrever quantitativos].
Quando aplicável, os dados da equipe técnica ou do responsável técnico são: [informar nome, função e registro profissional].
Como o pedido é processado
1. Recebimento da solicitação
A contratada encaminha o pedido por e-mail à fiscalização do contrato, com todas as informações necessárias para identificar a empresa, o contrato, o período e os quantitativos pretendidos.
A fiscalização registra e analisa a solicitação no contexto do processo administrativo correspondente.
2. Análise da fiscalização
A fiscalização verifica, inicialmente, se o pedido atende a uma das condições de emissão indicadas neste tutorial. Em seguida, confronta as informações apresentadas pela contratada com o histórico do contrato e com os documentos dos autos.
A conferência deve considerar, conforme aplicável:
- As notas fiscais efetivamente atestadas e pagas;
- Os Termos de Recebimento Provisório e Definitivo (TRP e TRD);
- Os relatórios de medição;
- Os relatórios extraídos de sistema;
- Os registros da gestão e fiscalização do contrato;
- Os relatórios do Instrumento de Medição de Resultado (IMR); e
- A Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou o Registro de Responsabilidade Técnica (RRT) dos profissionais perante o respectivo conselho de classe.
3. Ajuste dos quantitativos, quando necessário
Se os quantitativos indicados pela contratada forem diferentes daqueles comprovados nos autos, a fiscalização comunica a empresa por e-mail, informa os valores corretos e ajusta a minuta do atestado para que ela corresponda exatamente à execução comprovada.
4. Elaboração da minuta
Após a análise, a fiscalização elabora a MINUTA DO ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA, incluindo o relatório circunstanciado da execução contratual (item 5 da minuta).
O relatório deve apresentar os fatos comprovados no processo e delimitar, de forma objetiva, o período, o objeto e os quantitativos efetivamente executados.
5. Encaminhamento à Divisão de Contratos
A fiscalização encaminha o e-mail recebido da contratada, juntamente com a minuta do atestado, para a Divisão de Contratos (DCT), para o endereço: proad.dct@uffs.edu.br
6. Conferência, finalização e assinatura
A DCT confere a solicitação e a minuta elaborada pela fiscalização. Após a conferência, finaliza o documento e o inclui no processo administrativo para assinatura.
O Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura, na condição de autoridade competente, assina o documento eletronicamente por meio do sistema de protocolo da UFFS.
7. Envio do atestado
Depois da assinatura, a DCT faz o download do atestado em PDF e responde ao e-mail original da contratada, encaminhando o documento assinado. A fiscalização do contrato será incluída em cópia no e-mail de envio.
Orientação importante sobre falhas na execução
A existência de falhas, atrasos ou outras ocorrências na execução contratual não deve, por si só, impedir a emissão do atestado.
Nessas situações, o atestado deve registrar a realidade dos fatos comprovados nos autos. O documento deve mencionar formalmente, quando aplicável, as sanções aplicadas, as multas, os períodos de atraso e as glosas apuradas.
Atenção: o atestado deve refletir a execução efetivamente comprovada. Não devem ser incluídos quantitativos, períodos ou resultados que não estejam respaldados pelos documentos dos processos administrativos.
Responsabilidades no fluxo
| Responsável | Principais atribuições |
| Contratada | Encaminhar o pedido por e-mail e informar os dados da empresa, do contrato, do período, dos quantitativos e da equipe técnica, quando aplicável. |
| Fiscalização do contrato | Verificar a condição de emissão, conferir os documentos dos autos, ajustar eventuais divergências, elaborar a minuta do atestado incluindo o relatório circunstanciado e encaminhar o pedido à DCT. |
| Divisão de Contratos (DCT) | Conferir e finalizar o atestado, incluí-lo no processo para assinatura, obter a assinatura da autoridade competente e enviá-lo à contratada com cópia para a fiscalização. |
| Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura | Assinar eletronicamente o atestado como autoridade competente. |
Checklist da fiscalização
Antes de encaminhar o pedido à DCT, confirme se:
- ( ) a razão social e o CNPJ da contratada foram informados;
- ( ) o número do contrato foi identificado;
- ( ) o período a ser atestado foi delimitado;
- ( ) os quantitativos pretendidos foram informados;
- ( ) os dados da equipe técnica ou do responsável técnico foram apresentados, quando aplicável;
- ( ) o pedido atende a uma das condições de emissão;
- ( ) os quantitativos foram confrontados com as notas fiscais atestadas e pagas;
- ( ) foram consultados os TRP e TRD, quando existentes;
- ( ) foram consultados os relatórios de medição, do sistema, de IMR, ou os registros da gestão e fiscalização do contrato, quando aplicáveis;
- ( ) a ART ou o RRT foi conferida, quando cabível;
- ( ) eventuais divergências foram comunicadas à contratada;
- ( ) a minuta contém relatório circunstanciado;
- ( ) ocorrências como sanções, multas, atrasos ou glosas foram registradas no relatório circunstanciado, quando aplicáveis; e
- ( ) o e-mail recebido e a minuta foram encaminhados para proad.dct@uffs.edu.br.
Resultado do serviço
Ao final do fluxo, a contratada recebe, por e-mail, o atestado de capacidade técnica assinado eletronicamente, em formato PDF. A fiscalização do contrato recebe uma cópia da mensagem de encaminhamento.