Agendando uma reunião através da página Webex
Realize login no site Webex com o e-mail institucional e com a senha criada quando da ativação da conta. Na página inicial do Webex Meetings, selecione a opção “Agendar” conforme o realce da figura 1.
Na tela “Agendar uma Reunião” (figura 2), os seguintes itens são de preenchimento obrigatório:
- Tópico da reunião: O assunto da reunião será encaminhado a todos os convidados;
- Senha da reunião: A senha da reunião será solicitada para ingresso na sala virtual.
Selecionando a opção “Recorrência”, pode-se configurar para que a reunião repita-se com uma periodicidade a ser especificada no agendamento, conforme exibido na figura 2.
O campo Convidados, exibido na figura 3, pode ser preenchido com o endereço de e-mail dos participantes que irão reunir-se.
Após o preenchimento dos campos exibidos clica-se em “Agendar” conforme exibido na figura 3. Será exibida a tela da figura 4 com todos os dados da reunião agendada como data, horário de início e fim e lista de convidados.
Na reunião deste exemplo a função “Recorrência” está desabilitada e ocorrerá somente uma vez.
No realce 1 da figura 4 há as seguintes funções:
- Copiar dados da reunião: copia titulo, horário e informações de ingresso na reunião;
- Editar reunião;
- Cancelar e excluir reunião: a reunião será excluída e um aviso de cancelamento será enviado a todos os participantes;
- Exportar reunião para o calendário: será realizado download de um arquivo .ics que poderá ser importado para uma aplicação de calendário.
No painel “Informações sobre a reunião” (realce 2 da figura 4) é exibida uma lista de formas para ingresso na reunião:
- Link da reunião: Endereço que poderá ser compartilhado com outros participantes que não estiverem na lista de convidados;
- Número da reunião: O número da reunião pode ser utilizado para ingressar em uma reunião através do aplicativo Webex Meetings para smartphone, através da home page do Webex ou através de um equipamento de sala Cisco;
- Senha: senha que será exigida dos convidados para ingressarem na reunião;
- Chave do organizador: a chave de organizador é utilizada quando o ingresso na reunião ocorrer em um equipamento de sala Cisco. Considerando que uma reunião somente pode ser iniciada com o organizador presente, a chave é necessária para identificar o organizador da reunião.
Após o agendamento, a reunião estará disponível na lista de reuniões, conforme exibido na figura 5, podendo ser iniciada antecipadamente, alterada ou excluída.
Assim que a reunião é agendada, um e-mail é disparado para todos os participantes e para o organizador da reunião. O e-mail contém, além das informações para ingresso, um compromisso que poderá ser importado para a agenda do e-mail.
Na figura 6 vemos um e-mail enviado para a reunião de exemplo criada, onde o compromisso pode ser adicionado à agenda do Zimbra. Para tal, basta selecionar “Aceitar” e o compromisso será importado para a agenda do Zimbra.
