O seguinte módulo tem por objetivo, realizar a tramitação de processos e documentos externos, tanto enviar quanto receber, no sistema Sipac de forma automatizada, substituindo o procedimento realizado hoje por e-mail.
1 – Escolher a devida unidade tramitadora de processos e documentos externos. Para isso acesse:
MESA VIRTUAL – ADMINISTRAÇÃO – Unidades para Tramitação Externa
1.1- Ao acessar o Mesa Virtual – Cadastrar um novo processo, e seguir as etapas comuns de criação normalmente. Após o processo criado, realizar a assinatura do mesmo.
1.2 – Com o processo criado e a Unidade tramitadora devidamente selecionada, volte ao Mesa Virtual – Processos na Unidade. Encontre o processo criado e nos 3 risquinhos na lateral direita, e após em Enviar Processo.
O próximo passo é enviar o processo de forma externa. Para isso encontre o processo em: Processos na Unidades – Selecione ele e nos riscos no lado direito, vá em enviar processo.
TRAMITAÇÃO EXTERNA DE PROCESSOS
Entendo o envio externo de processos
Após a configuração dos parâmetros e a definição das unidades de tramitação externas aptas ao PEN, é possível realizar o envio externo de processos. Para isso, o processo deve:
- Encontrar-se na unidade de tramitação externa (apta ao PEN);
- Pode ser encontrado nas categorias de PROCESSOS ABERTOS NA UNIDADE e PROCESSOS NA UNIDADE, na Mesa Virtual.
- Apresentar pelo menos um documento e um interessado;
- Ser Eletrônico, dessa forma, todos seus documentos também serão eletrônicos;
- Estar na situação de Ativo ou Aberto, possuindo, assim, todos os seus documentos assinados;
- Possuir a natureza não SIGILOSA, isto é, OSTENSIVO (público) ou RESTRITO.
Para realizar esta operação, acesse SIPAC → Mesa Virtual → Categoria Processos na Unidade → Enviar Processo.
O sistema mostrará a tela abaixo, na qual apresenta a opção Destino do Envio com o um dos Tipo de Unidade como sendo Órgão Externo. Ao selecioná-lo, a opção de Forma de Envio nos Dados do Envio é exibida com as alternativas:
- Físico: o envio para o órgão externo é apenas registrado no sistema, mas o processo deverá ser encaminhado fisicamente;
- Eletrônico: o processo é enviado eletronicamente para o órgão de destino através do Processo Eletrônico Nacional (PEN), não necessitando serem encaminhados fisicamente.
Selecione em: “DESTINO DO ENVIO” – Tipo de Unidade – Orgão Externo.
Após em Unidade de Origem – Forma de Envio selecione: Eletrônico – e clique em Consultar Repositório -> Aqui vai abrir uma tela para pesquisar o órgão externo desejado.
2 – Em: CONSULTA DE ÓRGÃOS EXTERNOS – Repositório* Selecionar – Poder Executivo Federal. Vai aparecer a árvore do poder executivo (República Federativa do Brasil) Clicar nela apenas. Com isso em Sigla- Vai conseguir digitar a Sigla do órgão, ou em Nome caso não saiba.
Obs: Só pode deixar marcado um dos dois. Sigla ou Nome. Após em Observações: Adicionar para onde vai e clique em ENVIAR.
Após aparecer o nome da instituição externa, clicar na seta verde para realizar a seleção.
2.1 – Ao confirmar o envio eletrônico, os seguintes fluxos de processamento é realizado:
FLUXO 01 – Processador de Envio Externo de Processo
Realiza o envio do processo pelo serviço do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a partir do trâmite externo criado.
Registra o movimento de envio externo do processo no sistema
Informa os dados de origem do movimento do processo:
Data de envio sendo a data atual;
Usuário de origem como o usuário que está realizando a movimentação (que encontra-se autenticado no sistema);
Unidade de origem como a unidade, com permissão de tramitação externa, que está realizando a movimentação (unidade na qual o usuário encontra-se autenticado no sistema).
Informa os dados de destino do movimento do processo:
Unidade de destino como o órgão externo escolhido pelo usuário;
Obs: Caso seja um novo órgão externo, isto é, escolhido pelo serviço do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e não exista no sistema, cria o novo órgão externo para o sistema;
Unidade (interna) de destino, usuário de destino, data de recebimento no destino e tipo de recebimento ficam nulos.
Informam responsáveis e ocorrências nulos;
Cria o movimento de envio do processo.
Replica o movimento de envio externo nos documentos do processo
Para cada documento:
Cria uma nova movimentação de acordo com a movimento de envio externo criado do processo;
Atualiza o movimento atual do documento para a nova movimentação criada.
Registra o trâmite externo no sistema
Informa os dados iniciais do trâmite externo:
O tipo de trâmite como sendo de ENVIO;
O processo a ser tramitado externamente;
A reprodução do trâmite como falso;
A unidade, com permissão de tramitação externa, de origem do trâmite externo, a qual está realizando a movimentação (unidade na qual o usuário encontra-se autenticado no sistema);
O órgão externo destino do trâmite externo, escolhido pelo usuário.
Executa o Processador de Trâmite Externo de Protocolo para a criação do trâmite externo.
Atualiza o processo:
O movimento atual para o movimento esterno; A situação atual para EM TRÂMITE EXTERNO;
Desmarca, caso esteja marcado, a conclusão de trabalho na unidade anterior (pois passou para outra unidade).
Cria o histórico de operações realizadas no processo durante o envio
Cria o histórico da operação de envio do processo;
Registra mudança no processo para a situação de EM TRÂMITE EXTERNO;
Caso o processo esteja marcado como trabalho concluído, cria o histórico da operação de desmarcação de conclusão do processo.
Remove o processo tramitado das gavetas da mesa virtual associadas
Caso existem e não seja uma gaveta da categoria PROCESSOS CRIADOS NA UNIDADE.
Realiza o envio do processo pelo serviço do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a partir do trâmite externo criado.
2.2 – Ao final do envio, o processo estará com a situação EM TRÂMITE EXTERNO e não poderá ser modificado pela instituição, ao menos que o trâmite externo seja cancelado ou o processo volte para instituição, novamente pelo PEN. Para acompanhar os processos foram enviados e encontram-se em trâmite externo, acesse SIPAC → Mesa Virtual → Categoria Processos Em Trâmite Externo.
3 – Após clicar nos 3 riscos no lado direito conforme selecionado e ir em -> Visualizar trâmite.
Ele vai mostrar se o processo foi enviado, se falhou e o motivo.
4 – Etapas de tramitação externa – Enviar
| ETAPAS DE TRÂMITES EXTERNOS DE ENVIO | ||
| # | Etapa | Descrição |
| 1 | ENVIO DOS METADADOS | Etapa que inicia o trâmite externo, são enviados os metadados do processo e de todos os componentes digitais, ou seja, todas informações necessárias sobre o artefato enviado. Na resposta, são indicados quais componentes digitais (arquivos) devem ser enviados para que o processo siga para o destinatário (em alguns casos pode ser identificado que o destinatário já possui aquele componente digital, caso em que o mesmo não é solicitado novamente). |
| 2 | ENVIO DE ARQUIVO | Etapa que faz o envio de um componente digital (sua representação binária) do processo, isto é, do arquivo de um dos documentos do processo. Após o envio de todos os componentes digitais do trâmite, ele segue para o destinatário. |
| 3 | RECEBIMENTO DE RECIBO DE ENVIO | Etapa que recebe do serviço do PEN o recibo, assinado digitalmente, que indica que a instituição remetente concluiu todos os passos necessários para que o trâmite pudesse ser encaminhado para o destinatário. |
| 4 | RECEBIMENTO DE RECIBO DE TRÂMITE | Etapa que recebe do serviço do PEN o recibo, assinado digitalmente pelo destinatário, indicando a conclusão do trâmite. Após o recebimento desse recibo, o trâmite não representa mais pendência para nenhum das instituições envolvidas. |
4.1 – No SIPAC, as etapas dos trâmites externos possuem as seguintes situações:
| SITUAÇÕES DE ETAPAS DE TRÂMITES EXTERNOS | ||
| # | Situação | Descrição |
| 1 | PENDENTE | Quando a etapa do trâmite estiver em pendente de execução, ou seja, ainda não foi realizado com sucesso nem falhou. |
| 2 | SUCESSO | Quando a etapa do trâmite é realizada com sucesso, ou seja, sem nenhuma falha operacional. |
| 3 | FALHOU | Quando a etapa do trâmite é executada e não obteve sucesso por alguma falha operacional. |
| 4 | CANCELADA | Quando a etapa do trâmite foi cancelada antes de ser executada. |
4.2 – Já os trâmites em si, além de possuírem uma situação, também apresentam um estado, descritos nas tabelas abaixo:
| SITUAÇÕES DE TRÂMITES EXTERNOS DE ENVIO | ||
| # | Situação | Descrição |
| 1 | INICIADO | Situação quando o trâmite é iniciado enviando os metadados do processo. |
| 2 | ENVIANDO ARQUIVOS | Situação quando o trâmite está enviado os componentes digitais do processo ou documento avulso. |
| 3 | ENVIADO | Situação quando o trâmite é totalmente enviado pela instituição (que no caso é remetente). |
| 4 | RECEBIDO PELO DESTINO | Situação quando o trâmite é totalmente recebido pelo órgão de destino. |
| 5 | CANCELADO | Situação quando o trâmite é cancelado por motivos técnicos (algum hash que não foi calculado corretamente, por exemplo) ou por motivos negociais (a área identificou que o trâmite não deve mais ocorrer). |
| 6 | AGUARDANDO CIÊNCIA DE RECUSA | Situação quando o trâmite é recusado pelo destino mediante motivo e justificativa e está aguardando a ciência pela instituição (que no caso é remetente). |
| 7 | RECUSADO PELO DESTINO | Situação quando o trâmite é recusado pelo destino mediante motivo e justificativa e teve sua ciência registrada pela instituição (que no caso é remetente). |