Tramitação de processos externos no Sipac via módulo Processo Eletrônico Nacional (PEN) 

O seguinte módulo tem por objetivo, realizar a tramitação de processos e documentos externos, tanto enviar quanto receber, no sistema Sipac de forma automatizada, substituindo o procedimento realizado hoje por e-mail.

1 – Conferir se sua unidade está devidamente ativada no sipac para tramitar de forma externa.

MESA VIRTUAL – ADMINISTRAÇÃO – Unidades para Tramitação Externa

1.1- Ao acessar o Mesa Virtual – Cadastrar um novo processo, e seguir as etapas comuns de criação normalmente. Após o processo criado, realizar a assinatura do mesmo.

1.2 – Com o processo criado e a Unidade tramitadora devidamente selecionada, volte ao Mesa Virtual – Processos na Unidade. Encontre o processo criado e nos 3 risquinhos na lateral direita, e após em Enviar Processo. 

O próximo passo é enviar o processo  de forma externa. Para isso encontre o processo em: Processos na Unidades – Selecione ele e nos riscos no lado direito, vá em enviar processo. 

2. TRAMITAÇÃO EXTERNA DE PROCESSOS

2.1 Envio externo de processos

Após a configuração dos parâmetros e a definição das unidades de tramitação externas aptas ao PEN, é possível realizar o envio externo de processos. Para isso, o processo deve:

• Encontrar-se na unidade de tramitação externa (apta ao PEN);
  • Pode ser encontrado nas categorias de PROCESSOS ABERTOS NA UNIDADE e PROCESSOS NA UNIDADE, na Mesa Virtual.
• Apresentar pelo menos um documento e um interessado;
• Ser Eletrônico, dessa forma, todos seus documentos também serão eletrônicos;
• Estar na situação de Ativo ou Aberto, possuindo, assim, todos os seus documentos assinados;
• Possuir a natureza não SIGILOSA, isto é, OSTENSIVO (público) ou RESTRITO.

Para realizar esta operação, acesse SIPAC → Mesa Virtual → Categoria Processos na Unidade → Enviar Processo.

O sistema mostrará a tela abaixo, na qual apresenta a opção Destino do Envio com o um dos Tipo de Unidade como sendo Órgão Externo. Ao selecioná-lo, a opção de Forma de Envio nos Dados do Envio é exibida com as alternativas:

• Físico: o envio para o órgão externo é apenas registrado no sistema, mas o processo deverá ser encaminhado fisicamente;
• Eletrônico: o processo é enviado eletronicamente para o órgão de destino através do Processo Eletrônico Nacional (PEN), não necessitando serem encaminhados fisicamente.

Selecione em: “DESTINO DO ENVIO” – Tipo de Unidade – Orgão Externo.

Após em Unidade de Origem – Forma de Envio selecione:  Eletrônico – e clique em Consultar Repositório -> Aqui vai abrir uma tela para pesquisar o órgão externo desejado. 

3. Em: CONSULTA DE ÓRGÃOS EXTERNOS – Repositório:* – Selecionar – Poder Executivo Federal. 
Vai aparecer a árvore do poder executivo (República Federativa do Brasil) Clicar nela apenas. Com isso em Sigla- Vai conseguir digitar a Sigla do órgão, ou em Nome caso não saiba. 

Obs: Só pode deixar marcado um dos dois. Sigla ou Nome. Após em Observações: Adicionar para onde vai e clique em ENVIAR.

Após aparecer o nome da instituição externa, clicar na seta verde para realizar a seleção, e após poderá enviar o processo para o devido destino externo.

3.1 Ao confirmar o envio eletrônico, os seguintes fluxos de processamento é realizado:

1 – Realiza o envio do processo pelo serviço do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a partir do trâmite externo criado
2 – Registra o movimento de envio externo do processo no sistema
3 – Informa os dados de origem do movimento do processo
4 – Data de envio sendo a data atual
5 – Realiza o envio do processo pelo serviço do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a partir do trâmite externo criado.

3.2 – Ao final do envio, o processo estará com a situação EM TRÂMITE EXTERNO e não poderá ser modificado pela instituição, ao menos que o trâmite externo seja cancelado ou o processo volte para instituição, novamente pelo PEN. Para acompanhar os processos foram enviados e encontram-se em trâmite externo, acesse SIPAC → Mesa Virtual → Categoria Processos Em Trâmite Externo.

4. Após clicar nos 3 riscos no lado direito conforme selecionado e  ir em -> Visualizar trâmite. Ele vai mostrar se o processo foi enviado, se falhou e o motivo.

5. Etapas de tramitação externa – Enviar

ETAPAS DE TRÂMITES EXTERNOS DE ENVIO
#	Etapa	Descrição
1	ENVIO DOS METADADOS	Etapa que inicia o trâmite externo, são enviados os metadados do processo e de todos os componentes digitais, ou seja, todas informações necessárias sobre o artefato enviado. Na resposta, são indicados quais componentes digitais (arquivos) devem ser enviados para que o processo siga para o destinatário (em alguns casos pode ser identificado que o destinatário já possui aquele componente digital, caso em que o mesmo não é solicitado novamente).
2	ENVIO DE ARQUIVO	Etapa que faz o envio de um componente digital (sua representação binária) do processo, isto é, do arquivo de um dos documentos do processo. Após o envio de todos os componentes digitais do trâmite, ele segue para o destinatário.
3	RECEBIMENTO DE RECIBO DE ENVIO	Etapa que recebe do serviço do PEN o recibo, assinado digitalmente, que indica que a instituição remetente concluiu todos os passos necessários para que o trâmite pudesse ser encaminhado para o destinatário.
4	RECEBIMENTO DE RECIBO DE TRÂMITE	Etapa que recebe do serviço do PEN o recibo, assinado digitalmente pelo destinatário, indicando a conclusão do trâmite. Após o recebimento desse recibo, o trâmite não representa mais pendência para nenhum das instituições envolvidas.

5.1 – No SIPAC, as etapas dos trâmites externos possuem as seguintes situações:

SITUAÇÕES DE ETAPAS DE TRÂMITES EXTERNOS
#	Situação	Descrição
1	PENDENTE	Quando a etapa do trâmite estiver em pendente de execução, ou seja, ainda não foi realizado com sucesso nem falhou.
2	SUCESSO	Quando a etapa do trâmite é realizada com sucesso, ou seja, sem nenhuma falha operacional.
3	FALHOU	Quando a etapa do trâmite é executada e não obteve sucesso por alguma falha operacional.
4	CANCELADA	Quando a etapa do trâmite foi cancelada antes de ser executada.

5.2 Já os trâmites em si, além de possuírem uma situação, também apresentam um estado, descritos nas tabelas abaixo:

SITUAÇÕES DE TRÂMITES EXTERNOS DE ENVIO
#	Situação	Descrição
1	INICIADO	Situação quando o trâmite é iniciado enviando os metadados do processo.
2	ENVIANDO ARQUIVOS	Situação quando o trâmite está enviado os componentes digitais do processo ou documento avulso.
3	ENVIADO	Situação quando o trâmite é totalmente enviado pela instituição (que no caso é remetente).
4	RECEBIDO PELO DESTINO	Situação quando o trâmite é totalmente recebido pelo órgão de destino.
5	CANCELADO	Situação quando o trâmite é cancelado por motivos técnicos (algum hash que não foi calculado corretamente, por exemplo) ou por motivos negociais (a área identificou que o trâmite não deve mais ocorrer).
6	AGUARDANDO CIÊNCIA DE RECUSA	Situação quando o trâmite é recusado pelo destino mediante motivo e justificativa e está aguardando a ciência pela instituição (que no caso é remetente).
7	RECUSADO PELO DESTINO	Situação quando o trâmite é recusado pelo destino mediante motivo e justificativa e teve sua ciência registrada pela instituição (que no caso é remetente).