Memorando e Memorando Circular são extintos e no lugar destes, passam a ser utilizados o Ofício e o Ofício Circular, conforme a terceira edição do Manual, elaborada pela Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, foi aprovada pela Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, publicada no Diário Oficial da União de 28 de dezembro de 2018.
A partir de 01 de janeiro de 2020, a UFFS não produzirá mais o tipo de documento Memorando e Memorando Circular, seguindo alteração do Manual de Redação da Presidência, que substitui o uso do MEMORANDO, pelo OFÍCIO, tanto para destinatários INTERNOS quanto EXTERNOS. Passaremos a produzir OFÍCIOS e OFÍCIOS CIRCULARES, utilizando o Módulo de Protocolo MESA VIRTUAL, o qual já permite a assinatura eletrônica para todos os tipos de documentos.
Para o OFÍCIO, bastará cadastrar e assinar um documento do tipo “OFÍCIO “e enviar para o setor de destino (setor interno) ou materializar em pdf para o envio ao orgão externo – realizando em seguida o arquivamento do documento) o envio terá sempre um único destinatário no caso do OFÍCIO.
Para o OFÍCIO CIRCULAR, proceder da mesma forma, fazendo uma tramitação para o próprio setor, gerando um pdf para distribuição e em seguida arquivando o documento. Na observação do arquivamento pode ser mencionada a relação de destinatários. A distribuição deverá ser feita pela fila de e-mail do setor que criou o documento, sendo adequado criar uma pasta de e-mail chamada OFÍCIOS CIRCULARES ENVIADOS 202X onde devem ser colocados todos estes e-mails de envio dos OFÍCIOS CIRCULARES DE CADA ANO.
No sistema MESA VIRTUAL estará cadastrado um modelo geral para edição e ajuste conforme a necessidade do usuário. (os setores poderão desenvolver para cada tipo de documento vários modelos exclusivos do setor se desejarem)