Início de contrato
Orienta-se que seja realizada uma reunião inicial com a cessionária com registro de ata para apresentar os principais itens do contrato. No primeiro dia de atividade da cessionária a fiscalização deve proceder a leitura de energia elétrica e água (para os campi que não possuem poço artesiano). Abaixo, segue relação de ações e documentos a serem providenciados nesta primeira etapa da relação contratual. Lembrando que todos os itens devem ser providenciados, independentemente da ordem em que aparecem:
- Vistoria estrutura
Realizar vistoria da estrutura física a fim de firmar o estado que o imóvel está sendo disponibilizado, permitindo que se exija devolução nas mesmas condições, quando o contrato encerrar. A vistoria deve ser realizada pelo fiscal da UFFS e representante da empresa, de acordo com itens elencados no Encarte XXVI. - Termo de entrega das chaves.
Após vistoriado o imóvel, uma cópia das chaves deve ser repassada a cessionária, mediante assinatura do Termo de entrega das chaves (Encarte I). - Preposto
A cessionária deverá formalizar junto a fiscalização a indicação do preposto responsável pela contratação. Esta formalização pode ser feita por documento impresso e assinado ou via e-mail. Caso seja enviado por e-mail, cabe a fiscalização o correto arquivamento deste documento. - Quadro de funcionários
A cessionária deverá formalizar junto a fiscalização a relação de funcionários, função e horário de trabalho, o qual deve ser atualizado sempre que houver alteração. Esta formalização pode ser feita por documento impresso e assinado ou via e-mail. Caso seja enviado por e-mail, cabe a fiscalização o correto arquivamento deste documento. - Carteira de trabalho
Comprovante de entrega de conjunto de uniforme A cessionária deverá entregar a fiscalização comprovante da entrega do conjunto de uniforme, conforme Encarte III. - Carteira de saúde do manipulador
Nos campi localizados em cidades em que este documento é obrigatório, a cessionária deverá entregar a fiscalização cópia da carteira de saúde de todos os manipuladores. - Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
Junto a carteira de trabalho, a cessionária deverá entregar a fiscalização cópia do Atestado de Saúde Ocupacional de todos os seus funcionários no início do contrato, atualizando sempre que houver alteração no quadro de profissionais. - Ateste utensílios
A fim de atender o demandado em edital, a fiscalização do contrato deve conferir os materiais disponibilizados pela empresa estão em acordo, especialmente no que diz respeito ao uso de materiais biodegradáveis. - Filial empresa
Conforme consta em edital é dever da cessionária instituir matriz ou filial da empresa no endereço da Cantina, de acordo com prazos lá estabelecidos. Após instituída, a cessionária deve apresentar comprovante a fiscalização. - Alvará Sanitário, Bombeiros e de Localização e Permanência
Conforme consta em edital é dever da cessionária providenciar e apresentar a fiscalização alvará sanitário, bombeiros e de localização e permanência, de acordo com prazos lá estabelecidos. O alvará sanitário deve ser mantido junto ao órgão municipal competente durante toda a vigência do contrato. A fiscalização deverá manter cópia destes documentos junto aos demais relativos a contratação. - Manual de Boas Práticas e Procedimentos Operacionais Padrão
A cessionária deve elaborar e encaminhar a fiscalização Manual de Boas Práticas de Fabricação e Procedimentos Operacionais Padrão referentes ao Restaurante Universitário onde atua, de acordo com prazos estabelecidos em edital. - PPRA, LTCAT, PCMSO
A cessionária deverá apresentar a fiscalização o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), o Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), referentes a Cantina onde atua, de acordo com prazos estabelecidos em edital. - Treinamentos equipe
A cessionária deverá formalizar junto a fiscalização um planejamento ou comprovação dos treinamentos ministrados a equipe, devendo envolver minimamente os temas boas práticas, uso dos equipamentos e atendimento ao público. De acordo com a legislação em vigor, ao longo do ano devem ser ministradas no mínimo 12 horas de treinamento. A fiscalização manterá registro próprio destas ações, de acordo com Encarte V.
Execução do contrato
Aqui, segue a relação de ações e documentos a serem providenciados no decorrer do contrato. Da mesma forma que na etapa anterior, todos os itens devem ser providenciados, independentemente da ordem em que aparecem:
- Temperatura alimentos: recebimento
A fim de garantir a segurança higienicosanitária dos alimentos, a cessionária deve realizar coleta de temperatura dos alimentos congelados e refrigerados quando do seu recebimento. Estas temperaturas devem ser aferidas e devidamente registradas em planilha (Encarte VII), procedendo o aceite apenas dos produtos que estiverem com a temperatura de acordo com o preconizado pela legislação vigente. - Temperatura equipamentos
Da mesma forma que a coleta de temperatura de alimentos, o controle de temperatura dos equipamentos objetiva garantir a qualidade higienicosanitária do produto a ser ofertado pelo consumidor, por meio da manutenção dos alimentos em equipamentos com temperatura adequada de conservação. Esta verificação deve ser feita diariamente, sendo registrada no Encarte IX. - Limpezas estrutura
A fiscalização deve registrar em planilha própria (Encarte XXV) sempre que realizar a limpeza da estrutura física, incluindo dedetização, limpezas de caixas d’água, gordura, etc. Estes registros servem para planejamento e controle da execução de acordo com as normas estabelecidas em edital. - Pesquisas de satisfação
Semestralmente a fiscalização deverá realizar pesquisa de opinião com os comensais. Os resultados das pesquisas serão repassados as empresas contratadas, que deverão, após diálogo com a fiscalização, formalizar as iniciativas que serão realizadas para ajuste dos pontos falhos. - Controle de energia elétrica
Mensalmente a fiscalização ou algum outro servidor do campus responsável por esta ação procederá a leitura do medidor de energia elétrica, registrando os dados em planilha própria (Encarte XXVIII), que deverá ser assinada pela Universidade e preposto da empresa, como forma de anuência. Estes dados serão transcritos para as planilhas de cálculo, a partir da qual será gerado o valor a ser pago pela empresa no referido mês. A cobrança se dará por GRU emitida pela própria fiscalização, devendo a empresa comprovar a ela o pagamento. - Cobrança de água – para os campi em que é cobrada água
Mensalmente a fiscalização ou algum outro servidor do campus responsável por esta ação procederá a leitura do medidor de água, registrando os dados em planilha própria (Encarte XIX), que deverá ser assinada pelo preposto da empresa, como forma de anuência. Estes dados serão transcritos para as planilhas de cálculo, a partir da qual será gerado o valor a ser pago pela empresa no referido mês. A cobrança se dará por GRU emitida pela própria fiscalização, devendo a empresa comprovar a ela o pagamento. - Aluguel
Mensalmente a fiscalização emitirá GRU referente a cobrança de aluguel, cujo pagamento deve ser comprovado a ela pela empresa. Para controle destas cobranças deverá ser adota a planilha que consta no Encarte XXIX. - Planilha de ocorrências
Mensalmente a fiscalização deverá preencher a Planilha de Ocorrências constante no edital, com base no acompanhamento das atividades desenvolvidas pela cessionária no período. A Planilha balizará a qualidade geral dos serviços e consequentemente os descontos aplicáveis em casos de seu cumprimento não ser integral. - Certidões Negativas
Mensalmente a fiscalização deverá providenciar as seguintes certidões negativas: de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal); quanto à Dívida Ativa da União (Procuradoria Geral da Fazenda Nacional); de débito (INSS); de Regularidade do FGTS (Caixa Econômica Federal) OU proceder consulta ao SICAF pelo CNPJ da empresa, o qual atesta sua regularidade. Esta documentação deve ser encaminhada junto ao Relatório Mensal e a Nota Fiscal ao DACT via sistema. - Relatório fiscalização (check list, vistorias ou outros documentos)
A fiscalização deverá elaborar relatórios sobre as atividades acompanhadas a fim de registro e apuração das correções demandadas. - Treinamentos equipe
Os treinamentos de equipe são atividades a serem realizadas no início (como já citado) e decorrer de todo contrato, a fim garantir a educação continuada dos profissionais e reiterar as rotinas e práticas operacionais. Como já destacado no início deste Manual a cessionária deverá formalizar junto a fiscalização um planejamento ou comprovação dos treinamentos ministrados a equipe, De acordo com a legislação em vigor, ao longo do ano devem ser ministradas no mínimo 12 horas de treinamento. A fiscalização manterá registro próprio destas ações, de acordo com Encarte V.
Final de contrato
- Vistoria final
Quando do encerramento do contrato os locais serão vistoriados por servidor da fiscalização da UFFS e funcionário responsável pela empresa contratada (Encarte XXVI). A vistoria deve ocorrer a fim de firmar o estado que o imóvel está sendo devolvido, a fim de que sejam procedidos os ajustes necessários, caso houverem. - Relatório de encerramento do contrato
Finalizadas as atividades da cessionária e após realização da vistoria a fiscalização deve elaborar relatório informando sobre o encerramento do contrato e registrando todos os ajustes a serem procedidos pela cessionária para que a devolução do imóvel e demais obrigações constantes da contratação restem satisfeitas. - Termo de devolução de chaves
Após vistoriado o imóvel, a cópia das chaves deve ser devolvida a fiscalização, mediante assinatura do Termo de devolução das chaves (Encarte XXV).