Sumário
- Introdução
- Estrutura Organizacional da pesquisa na UFFS
- Definições
- Organização dos pesquisadores para a realização das atividades de pesquisa
- Criação de Grupo/Núcleo/Laboratórios de Pesquisa
- Institucionalização de Projetos (“Guarda-chuva”) ou Subprojetos
- Execução de Projetos
- Prestação de Contas
- Introdução
O presente manual tem por finalidade apresentar de forma sintetizada o macroprocesso “Gestão da Pesquisa” dentro da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), apresentando os fluxos e mapas dos processos da pesquisa, deste os requisitos para a institucionalização dos projetos/subprojetos até a etapa de encerramento.
- Estrutura Organizacional da pesquisa na UFFS
A pesquisa dentro da UFFS possui a seguinte estrutura organizacional:
Fonte: Diretoria de Pesquisa
- Definições
- Pesquisa
Segundo o Regulamento da Pesquisa da UFFS, considera-se pesquisa toda e qualquer atividade de natureza investigativa, com objeto e métodos definidos, aprovada pelas instâncias competentes da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), por agências de fomento ou por outras instituições, nacionais ou estrangeiras, reconhecidas pela comunidade científica, que resulta em produção técnico-científica, técnica ou tecnológica. Entende-se por produção técnico-científica, técnica ou tecnológica os resultados dos projetos de pesquisa, de desenvolvimento tecnológico e de inovação publicizados nos meios reconhecidos nas respectivas áreas de conhecimento. A pesquisa é uma atividade-fim da universidade, indissociada do ensino e da extensão, que visa produzir e promover o conhecimento, a tecnologia e a inovação nas diferentes áreas e dimensões.
A pesquisa pautar-se-á pelos princípios e objetivos estabelecidos no Estatuto e Regimento Geral da UFFS, na Política de Pesquisa e no Regulamento da Pesquisa da UFFS.
3.1.1 Legislação Norteadora
A legislação que norteia o desenvolvimento da Pesquisa na UFFS está disponível em: https://uffs.edu.br/uffs/pesquisa/normas-e-regulamento-da-pesquisa.
Os Formulários utilizados na Pesquisa encontram-se em https://uffs.edu.br/uffs/pesquisa/orientacoes-e-formularios-2#texto. A seguir lista-se os documentos:
Formulários DPE
- DPE-F01 – Formulário Único de Proposta (FUP) Institucionalização de projetos “guarda-chuva”
- DPE-F02 – Formulário de Proposta de subprojeto (EM DESUSO)
- DPE-F03 – Inscrição e Plano de Trabalho de voluntário em projeto “guarda-chuva”
- DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados Finais
- DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades
- DPE-F06 – Formulário de inscrição para bolsista PIBIC-EM CNPq em atividades de pesquisa
- DPE-F07 – Formulário de solicitação de prorrogação do período de execução de projeto guarda-chuva
3.2 Prisma
Sistema utilizado pela UFFS para o controle e acompanhamento das atividades (projetos, subprojetos, grupos de pesquisa, etc) vinculadas à pesquisa. O acesso ao sistema é realizado por meio do endereço https://prisma.uffs.edu.br, informando seu ID UFFS.
3.3 Grupos de Pesquisa, Núcleos de Pesquisa e Laboratórios de Pesquisa
Grupo de pesquisa é um conjunto de indivíduos organizados hierarquicamente em torno de uma ou, eventualmente, duas lideranças que demonstrem envolvimento permanente, experiência e destaque no campo científico ou tecnológico. Os grupos devem ser estruturados em torno de linhas de pesquisa e estarem certificados no Diretório dos Grupos de Pesquisa do CNPq.
- As linhas de pesquisa são domínios, núcleos temáticos, recortes teóricos e/ou empíricos que indicam temas e/ou objetos aglutinadores de estudos científicos, técnicos e/ou artísticos, fundamentados na tradição investigativa de uma ou mais áreas de conhecimento, que orientam e articulam as atividades de pesquisa. Elas expressam as políticas e as prioridades institucionais no campo da pesquisa, assim como os interesses comuns que orientam as atividades dos pesquisadores envolvidos nos grupos de pesquisa, dos cursos e programas de pós-graduação e/ou dos cursos de graduação.
Núcleos de pesquisa são estruturas organizacionais que associam pesquisadores e/ou extensionistas vinculados a um ou mais grupos de pesquisa certificados no Diretório dos Grupos de Pesquisa do CNPq ou a programas de extensão institucionalizados.
Laboratórios de pesquisa são estruturas organizacionais que associam pesquisadores vinculados a um ou mais grupos de pesquisa certificados no Diretório dos Grupos de Pesquisa do CNPq.
3.4 Projetos
3.4.1 Projetos “Guarda-Chuva” (Projetos Integrados ou Projetos Individuais): São projetos institucionalizados na universidade, via sistema PRISMA, com período de execução superior a 24 meses. As diretrizes para essa modalidade de projeto preconizam propostas investigativas e planos de trabalho mais amplos, de médio a longo prazo, em torno dos quais o(s) pesquisador(es) desenvolverá(ão) atividades regulares de pesquisa, passíveis de serem desdobradas em subprojetos.
3.4.2 Projetos Aprovados em Editais de Agências Externas e no Âmbito dos Acordos de Cooperação: São Projetos Aprovados em Editais de Agências Externas e no Âmbito dos Acordos de Cooperação. Esses projetos devem ser institucionalizados por meio de submissão no sistema Prisma, conforme disposto no Regulamento da Pesquisa na UFFS.
3.4.3 Subprojetos: São projetos de modalidade induzida, implementados por meio da publicação de editais internos, nos quais pesquisadores que possuam projetos individuais ou integrados já institucionalizados podem submeter propostas com o objetivo de captação de recursos (bolsas ou fomento). O período de execução de cada subprojeto será de acordo com o cronograma específico de cada edital. Essa modalidade de projeto preconizam propostas investigativas e planos de trabalho mais curtos em torno dos quais o(s) pesquisador(es) desenvolverá(ão) atividades regulares de pesquisa.
- Organização dos pesquisadores para a realização das atividades de pesquisa
Para o desenvolvimento das atividades de pesquisa dentro da UFFS o pesquisador precisa, primeiramente, estar vinculado a um Grupo de Pesquisa e/ou a um Núcleo de Pesquisa e/ou a um Laboratório de Pesquisa cadastrado e certificado pela UFFS dentro do diretório de pesquisa. Assim sendo, os pesquisadores podem se organizar dentro das seguintes instâncias: (I) Grupos de Pesquisa e/ou; (II) Núcleos de Pesquisas e/ou; (III) Laboratórios de Pesquisa.
- Criação de Grupo/Núcleo/Laboratórios de Pesquisa
5.1 Grupos de Pesquisa;
Para submeter e institucionalizar projetos de pesquisa na UFFS, os servidores deverão estar vinculados aos grupos de pesquisa certificados pela Instituição. Os servidores interessados em participar de grupos de pesquisa na UFFS devem contatar o líder de algum grupo já existente (https://uffs.edu.br/uffs/grupos-de-pesquisa/grupos-de-pesquisa-cadastrados-no-diretorio-do-cnpq) com o qual tenha afinidade ou organizar um novo grupo.
Para a criação de Grupos de Pesquisa deve-se seguir as orientações do Regulamento da Pesquisa, de acordo com a RESOLUÇÃO Nº 58/CONSUNI CPPGEC/UFFS/2023 e fluxo do mapa de processos:
- MAPA DE PROCESSO Nº 80/EP/UFFS/2022 – Proposta de Criação de Grupo de Pesquisa.
5.2 Núcleos de Pesquisas;
Para a criação de Núcleos de Pesquisa deve-se seguir as orientações do Regulamento da Pesquisa e fluxo do mapa de processos:
- MAPA DE PROCESSO Nº 154/EP/UFFS/2024 – Proposta de Criação de Núcleo de Pesquisa – PROPEPG.
5.3 Laboratórios de Pesquisas.
Para a criação de Laboratórios de Pesquisa deve-se seguir as orientações do Regulamento da Pesquisa e fluxo do mapa de processos:
- MAPA DE PROCESSO Nº 170/EP/UFFS/2026 – PROPOSTA DE CRIAÇÃO DE LABORATÓRIO DE PESQUISA.
- Institucionalização de Projetos (“Guarda-chuva”) ou Subprojetos
Para o desenvolvimento das atividades de pesquisa na UFFS os pesquisadores precisam estar vinculados a um Grupo/Núcleo/Laboratório de pesquisa e submeter proposta de projeto (“Guarda-chuva”) e/ou subprojeto para apreciação/aprovação das instâncias competentes. Para tanto, precisam, no mínimo, seguir as etapas descritas nos itens 6.1 e 6.2.
Todos os projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico e inovação desenvolvidos por servidores da UFFS devem ser institucionalizados nos termos deste Regulamento.
A institucionalização dos projetos pode ser efetivada, a qualquer tempo, por meio do envio de Formulário Único de Proposta (FUP) (DPE-F01 – Formulário Único de Proposta (FUP) Institucionalização de projetos “guarda-chuva”), ou da cópia do projeto na íntegra e do comprovante de aprovação em agências de fomento externas, se for o caso, de acordo com o estabelecido no Regulamento da Pesquisa.
O formulário e os demais documentos devem ser protocolizados à CAPPG de campus, via sistema PRISMA, cabendo ao CAP a análise e emissão de parecer sobre a proposta. Cabe salientar que todo documento enviado via sistema PRISMA para a CAPPG precisa ser comunicado por e-mail à CAPPG.
A institucionalização destina-se a todas as modalidades de projetos de pesquisa, desenvolvimento tecnológico e inovação, sendo:
I – projetos aprovados em editais externos de agências de fomento nacionais ou estrangeiras e/ou no âmbito de acordos de cooperação;
II – projetos individuais ou integrados (Guarda-Chuva), propostos por um ou mais pesquisadores vinculados a grupo(s) de pesquisa da UFFS, não aprovados em editais institucionais de pesquisa ou de agências de fomento.
- Submissão/Institucionalização de Projeto Integrados (“Guarda-Chuva”)
- Projetos aprovados em editais externos de agências de fomento
Os projetos aprovados em editais externos de agências de fomento nacionais ou estrangeiras e no âmbito de acordos de cooperação que tiverem recurso financeiro aprovado deverão, obrigatoriamente, ser institucionalizados, via Sistema Institucional de Gerenciamento de projetos de pesquisa, neste caso o Sistema Prisma (prisma.uffs.edu.br).
A institucionalização deve ser requerida após a publicação do resultado final de aprovação do projeto pela agência externa ou instituição envolvida, observados os procedimentos e os prazos estabelecidos no Regulamento da Pesquisa.
A institucionalização deve ser solicitada pelo Coordenador ou colaborador do projeto aprovado de acordo com o estabelecido no Regulamento da Pesquisa, devendo anexar, ao menos, os seguintes documentos:
I – íntegra do projeto aprovado;
II – comprovante de aprovação do projeto pela(s) agência(s) financiadora(s) ou de instância responsável pela gestão da pesquisa nas instituições envolvidas.
Os projetos aprovados em agências externas e por meio dos acordos de cooperação ficam dispensados, no âmbito da UFFS, da avaliação de mérito e da avaliação da forma.
- Projetos Individuais e Integrados
Todos os projetos individuais ou integrados (“guarda-chuva”) devem, obrigatoriamente, ser institucionalizados nos termos estabelecidos no Regulamento da Pesquisa.
As diretrizes para essa modalidade de projetos preconizarão propostas investigativas e planos de trabalho mais amplos e de médio prazo, em torno dos quais o(s) pesquisador(es) desenvolverá(ão) atividades regulares de pesquisa, passíveis de serem desdobradas em subprojetos submetidos a editais internos e externos de fomento à pesquisa.
O período de execução dos projetos submetidos será de no mínimo 24 (vinte e quatro meses) e poderá ser prorrogado, mediante justificativa, desde que aprovado pela CAPPG/CAP do campus.
Para fins de institucionalização, os projetos dessa modalidade não serão submetidos à avaliação de mérito (qualidade do projeto) e produção científica do(s) proponente(s). Serão analisados apenas os itens relativos à forma, conforme estabelecido no Regulamento da Pesquisa e seguirão o seguinte Mapa de Processo: MAPA DE PROCESSO Nº 40/EP/UFFS/2022 – Institucionalização de Projetos Guarda-Chuva no PRISMA – Pesquisa.
Documento:
DPE-F01 – Formulário Único de Proposta (FUP) Institucionalização de projetos “guarda-chuva”
6.2 Submissão de subprojetos
Somente os projetos institucionalizados ficam habilitados a concorrer aos editais de concessão de bolsas dos Programas de Iniciação Científica e Tecnológica (PRO-ICT), do Programa de Apoio aos Grupos de Pesquisa (PRO-AGP), assim como dos demais editais institucionais destinados ao fomento à pesquisa, ao desenvolvimento tecnológico e à inovação por meio da submissão de Subprojetos, em chamadas específicas no Sistema PRISMA.
O servidor que não possui projeto institucionalizado ou não é colaborador em projeto institucionalizado, fica impedido de concorrer aos editais institucionais de pesquisa, de desenvolvimento tecnológico e de inovação.
A submissão de subprojetos seguirá o seguinte Mapa de Processo: MAPA DE PROCESSO Nº 41/EP/UFFS/2022 – Institucionalização de Subprojetos no Sistema PRISMA – Pesquisa
- Subprojetos de IC/IT e Ensino Médio
Os editais de bolsas de ICT serão lançados anualmente, de acordo com o calendário da UFFS e das agências de fomento, cabendo-lhes estabelecer o número de bolsas, assim como os critérios, os procedimentos e os prazos para submissão e análise dos subprojetos inscritos.
Os subprojetos submetidos aos editais de fomento do PRO-ICT devem estar vinculados a, no mínimo, um projeto institucionalizado e serão incorporados automaticamente à base de dados da pesquisa institucional da UFFS.
Apenas os pesquisadores coordenadores ou colaboradores de projetos institucionalizados podem concorrer aos editais do PRO-ICT.
As propostas de subprojetos serão avaliadas conforme critérios estabelecidos em cada edital.
- Subprojetos – Fomento
Os editais de fomento à pesquisa são lançados anualmente, de acordo com o calendário da UFFS e disponibilidade orçamentária.
O número de cotas de fomento, assim como os critérios de seleção, os procedimentos e os prazos para submissão e análise dos subprojetos inscritos estarão descritos em cada edital, cabendo a esses documentos o detalhamento necessário ao proponente.
7 Execução de Projetos
7.1. Execução GC (Projeto Guarda-Chuva)
Os projetos institucionalizados após aprovado poderão inserir colaboradores e estudantes voluntários de graduação regularmente matriculados na UFFS.
O pesquisador pode: indicar/substituir participantes; inserir anexos; solicitar suspensão temporária ou cancelamento. Cabe a Coordenação Adjunta de Pesquisa e Pós-graduação (CAPPG) analisar as participações deferindo ou indeferindo.
A cada inserção de documentos no respectivo registro no sistema PRISMA, bem como na inclusão, substituição ou exclusão de participantes, cabe ao coordenador do projeto comunicar a CAPPG de seu campus por e-mail.
- Colaboradores: são cadastrados pelo coordenador do projeto no sistema PRISMA, na aba participantes, fica facultada a descrição detalhada das atividades que serão realizadas pelo colaborador no campo observações.
- Voluntários: são cadastrados pelo coordenador do projeto no sistema PRISMA, na aba participantes.
- Inscrição: O coordenador deve anexar no sistema PRISMA o formulário DPE-F03 (Inscrição e Plano de Trabalho de voluntário em projeto “guarda-chuva”) devidamente preenchido.
- Registro Institucional: O orientador deve garantir que o voluntário esteja cadastrado para que o tempo de execução seja contabilizado.
- Relatório de Atividades (DPE-F05): Ao final da participação ou do projeto, o coordenador deve anexar no sistema PRISMA o DPE-05 para comprovar a participação do voluntário e validar a certificação.
7.2. Execução Sub (Subprojetos)
Esta fase é acompanhada sistematicamente por meio do sistema Prisma e pelas Coordenações Adjuntas de Pesquisa e Pós-Graduação (CAPPGs).
- Voluntários (IC/ITI):
- Fluxo de Início: Assinatura do Termo de Compromisso e Plano de Trabalho específico do edital vigente.
- Acompanhamento: Devem seguir os mesmos prazos de relatórios dos bolsistas para garantir o direito ao certificado conforme cronograma disposto em edital.
- Colaboradores :
- Fluxo de Início: são cadastrados pelo coordenador do projeto no sistema PRISMA, na aba participantes,conforme orientações dispostas em edital específico.
- Bolsistas de ICT (Iniciação Científica ou Tecnológica):
- Indicação: Os prazos, a documentação e demais orientações para a indicação de bolsistas estão previstos em edital específico.
- Substituição/Cancelamento: Se houver desistência, o orientador deve solicitar via Prisma até o último dia do mês, anexando o relatório de atividades do bolsista que sai.
- Relatórios: O relatório de atividades deve ser elaborado em conjunto pelo orientador/coordenador e aluno bolsista.
- Relatório de Atividades (DPE-F05): Deve ser inserido no Prisma ao término do 6º mês de execução (metade da vigência).
- Relatório de Resultados (DPE-F04): Deve ser inserido no Prisma em até 60 dias após o término do cronograma de execução.
- Jornada de Iniciação Científica (JIC): A execução do subprojeto obriga a submissão e apresentação dos resultados na JIC anual da UFFS.
- A cada inserção de documentos no respectivo registro no sistema PRISMA, bem como na inclusão, substituição ou exclusão de participantes, cabe ao coordenador do projeto comunicar a CAPPG de seu campus por e-mail.
- Fomento (Cartão BB Pesquisa):
São condições para a concessão do auxílio financeiro:
I – estar em situação de regularidade em atividades de pesquisa, ou seja, não possuir pendências, conforme Regulamento da Pesquisa e no “Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal – CADIN”;
II – o pesquisador contemplado com recurso em edital, receberá orientações da Diretoria de Pesquisa para emissão do Cartão BB pesquisa;
III – de posse do cartão, o pesquisador deverá preencher e assinar corretamente o Termo de Outorga de Auxílio, de acordo com os procedimentos estabelecidos em norma institucional vigente, bem como apresentar os documentos exigidos em editais de fomento, seguindo o MP68 – Repasse de Recursos Financeiros ao Pesquisador (SIPAC).
- Uso do Recurso: O pesquisador (titular do cartão) executa as compras/serviços de acordo com o plano aprovado e segue as orientações da PORTARIA Nº 4168/GR/UFFS/2025, do Edital de concessão e Termo de Outorga.
8. Prestação de Contas
8.1 Prestação de Contas – Projeto Institucionalizado “Guarda-Chuva”
O Coordenador deve, ao término do projeto, apresentar à CAPPG os resultados finais, que podem ser apresentados na forma de relatório final, livro, artigos, patentes e outras modalidades.
Os resultados finais devem ser entregues à CAPPG até 60 (sessenta) dias após o término do período de execução do projeto.
O descumprimento do prazo de entrega será registrado como pendência junto às instâncias responsáveis pela gestão da pesquisa institucional, impossibilitando assim a participação em novos editais de pesquisa da UFFS até a regularização.
Cabe ao Coordenador servir-se da estrutura do Repositório Digital da UFFS para tornar pública e de acesso livre toda produção resultante do projeto, integrando, desse modo, a acervo da produção acadêmica da Instituição.
Os projetos que envolverem pesquisas com seres humanos devem ser submetidos ao CEP e os que envolverem animais devem ser submetidos à CEUA, nos termos da legislação vigente.
Os projetos que envolverem construção, experimentação, cultivo, manipulação, transporte, comercialização, consumo, armazenamento, liberação e descarte de organismos geneticamente modificados (OGM) e derivados devem ser submetidos à CIBio, nos termos da legislação vigente.
Documentos necessários:
DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados Finais
8.1.1 Voluntários em projetos “guarda-chuva”
- DPE-F03 – Inscrição e Plano de Trabalho de voluntário em projeto “guarda-chuva”
- DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades
Observações:
a) relatório de atividades: deverá ser elaborado de acordo com o plano de trabalho e inserido como anexo no subprojeto via sistema Prisma ao término do período de atividade.
Informar a CAPPG do campus por e-mail sobre a entrega do relatório de atividades no Prisma.
O estudante voluntário será certificado pelas horas aprovadas no Relatório de Atividades.
8.2 Prestação de Contas – subprojeto de IC/IT
Relatório de atividades: deverá ser elaborado de acordo com o plano de trabalho e inserido como anexo no subprojeto via sistema Prisma ao término do sexto mês da data do início da execução, ou seja, na metade do período de vigência, conforme previsto em edital específico;
Resultados finais: deverá ser elaborado de acordo com o plano de trabalho e inserido como anexo no subprojeto via sistema Prisma até 60 (sessenta) dias depois do término do período de execução e podem ser apresentados na forma de relatório, livro, artigo, patente, resumo publicado nos anais da JIC ou outras modalidades, conforme regulamento da pesquisa, Resolução Nº 58/CONSUNI CPPGEC/UFFS/2023.
Tabela – Documentos por Categoria
| Categoria | Documentos / Exigências |
| Bolsistas UFFS e CNPq | DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades; DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados; Modelo para resultados finais na forma de Relatório. |
| Bolsistas/Voluntários CNPq Ensino Médio | Autorização para Estudante PIBIC-EM; DPE-F06 – Formulário de inscrição PIBIC-EM; Formulário de Inscrição para Voluntários PIBIC-EM. |
| Bolsistas FAPERGS | DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades; DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados; Modelo de Relatório Técnico PROBIC/PROBITI (Modelo FAPERGS 2024). |
| Bolsistas Fundação Araucária | DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades; DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados; Modelo para resultados finais na forma de Relatório. |
| Voluntários de Editais de IC/ITI | DPE-F05 – Formulário para entrega de Relatório de atividades; DPE-F04 – Formulário para entrega de Resultados; Modelo para resultados finais; Termo de Compromisso do Estudante Voluntário. |
Observações:
a) relatório de atividades: deverá ser elaborado de acordo com o plano de trabalho e inserido como anexo no subprojeto via sistema Prisma, quando houver pedido de substituição ou cancelamento;
b) resultados finais: deverá ser elaborado de acordo com o plano de trabalho e inserido como anexo no subprojeto via sistema Prisma até 60 (sessenta) dias depois do término do período de execução e podem ser apresentados na forma de relatório, livro, artigo, patente e outras modalidades, conforme regulamento da pesquisa, resolução nº 58/CONSUNI/CPPGEC/UFFS/2023.
8.3 Prestação de Contas – subprojeto com fomento
O repasse de recursos ao pesquisador realizado diretamente via Termo de Outorga de Auxílio é um procedimento previsto no Decreto Nº 9.283/2018. As normas e regras para a utilização do recurso bem como para prestação de contas estão descritas tanto nos editais quanto no Termo de Outorga assinado pelo pesquisador. A partir de 2022, também recomenda-se a leitura da Resolução Nº 43/CPPGEC/UFFS/2022, que regulamentou o repasse, utilização e prestação de contas dos recursos financeiros concedidos através de editais de pesquisa na UFFS.
A partir dos editais de 2024, também recomenda-se a leitura da PORTARIA Nº 4168/GR/UFFS/2025, que regulamenta o uso do Cartão Pesquisador para a gestão de recursos financeiros repassados, por meio de assinatura de Termo de Outorga, aos pesquisadores em exercício na UFFS para o desenvolvimento da pós-graduação, da pesquisa, da tecnologia e da inovação e dá outras providências. Esta resolução tem efeito a partir dos editais de 2024, onde a forma de repasse de recurso de deu/dá via Cartão Pesquisador.
A prestação de contas realizar-se-á em duas etapas, via sistema SIPAC no mesmo processo aberto pelo pesquisador onde consta o Termo de Outorga e seguir o fluxo descrito no “Mapa de Processo MP68”:
Etapa 1) Prestação de contas financeira:
Preencher planilha de execução financeira pelo Formulário de prestação de Contas da Pesquisa (F9767) e anexar ao processo os documentos e formulários exigidos no edital de fomento e termo de outorga assinado pelo pesquisador.
Formulários e documentos exigidos (Vide termo de outorga e normas institucionais vigentes):
Resolução Nº 43/CPPGEC/UFFS/2022:
a) Planilha de execução financeira pelo formulário F9767;
a) Ateste de nota fiscal (F9893)
b) Despacho padrão com justificativas (se for o caso);
c) Comprovantes das despesas realizadas (ex: notas fiscais);
d) Comprovantes de cotação prévia de preço (recomenda-se referir identificação da nota fiscal no nome do arquivo anexo, que deverá ser um pdf único contendo todas cotações);
e) Comprovante de recolhimento de GRU de saldo remanescente (se for o caso);
f) Extratos da conta bancária específica do subprojeto e aplicação financeira, mês a mês, referente ao período de sua execução, onde deve constar o saldo inicial da conta zerado, a entrada do auxílio repassado, a utilização dos recursos e o saldo final do período;
g) Comprovante de encerramento da conta corrente;
h) Comprovante de aprovação da prorrogação do prazo para prestar contas, quando for o caso;
i) número do registro patrimonial dos equipamentos e/ou material permanente ou anexar documento comprobatório, em nome da Outorgante, incluído, quando for o caso, o registro dos materiais bibliográficos, que forem adquiridos com recursos financeiros.
PORTARIA 4168/GR/UFFS/2025:
I – Relatório Prestação de Contas (Formulário F9767 do SIPAC), contendo:
a) planilha de execução financeira (despesas correntes e de capital);
b) relação de pagamentos com todos os itens adquiridos com o recurso disponibilizado no Termo de Outorga,
c) declaração na qual o pesquisador afirma ter utilizado os recursos exclusivamente para execução do subprojeto;
d) demonstrativo consolidado das substituições/alterações dos itens financiados, incluindo as devidas justificativas;
II – Cotação dos itens comprados ou dos serviços contratados (orçamentos), organizados em ordem crescente quanto às datas de emissão;
III – Comprovantes das despesas realizadas (notas fiscais ou recibos), organizados em ordem crescente quanto às datas de emissão. Os Cupons Fiscais serão aceitos desde que identificados com o nome e CPF do Outorgado;
IV – Extratos dos lançamentos do Cartão BB Pesquisador/UFFS desde o recebimento dos recursos até a última movimentação do período, organizados em ordem crescente quanto às datas de execução;
V – Comprovante do registro patrimonial dos equipamentos e/ou material permanente, em nome da outorgante, incluído, quando for o caso, o registro dos materiais bibliográficos, que forem adquiridos com recursos financeiros recebidos para a execução do subprojeto de pesquisa;
VI – Guia de Recolhimento da União (GRU) e comprovante de sua quitação, referente à devolução de recursos não utilizados, quando for o caso.
VII – Apresentar recibos de pagamentos de auxílio diário e relatórios de viagem, conforme Portaria Nº 4168/GR/UFFS/2025, quando for o caso.
Poderá ser entregue, mais do que um documento que comprove os resultados e caso o pesquisador observe a necessidade de esclarecer sobre a relação dos resultados com os objetivos da pesquisa e bens adquiridos, recomendamos adicionar ao processo um documento de despacho padrão simples e assinar.
No caso de subprojetos que tiveram aquisição de bens permanentes, o processo de patrimônio deverá tramitado em processo separado no SIPAC, via MAPA DE PROCESSO Nº 75/EP/UFFS/2022 e o comprovante ou número do processo SIPAC deverá ser informado/anexado à prestação de contas.
Orientações para Emissão de GRU – Editais de repasse de recurso ao pesquisador:
Seguir o tutorial:
Vídeo Tutorial sobre Prestação de Contas
Etapa 2) Prestação de contas dos resultados finais:
Anexar ao processo do SIPAC os Resultados Finais, de acordo com o Edital de concessão e Regulamento da Pesquisa, devendo ser, obrigatoriamente, em formato de livro, ou capítulo de livro, ou artigo publicado em revista indexada, ou artigo enviado para periódico indexado, ou resumo completo em evento científico indexado, ou software, ou sistema computacional, ou protótipo, ou material cartográfico, ou mapa, ou projeto arquitetônico, ou projeto urbanístico, ou produto audiovisual, ou material didático, ou material técnico, ou pedido de patente, citando a UFFS como financiadora.
Somente após aprovação pelo CAP, a Coordenação Adjunta de Pesquisa e Pós-Graduação (CAPPG) deverá alterar a situação do subprojeto no sistema Prisma, mencionando o número do processo no campo observações. A CAPPG também deverá encerrar todas as participações.
8.3.1 AVALIAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS – FOMENTO
1) O Comitê Assessor de Pesquisa (CAP) é responsável pela análise da prestação de contas dos resultados finais e verificação da documentação exigida no Termo de Outorga de Auxílio e, pela conferência da equivalência entre os itens adquiridos e aqueles solicitados na Planilha Orçamentária.
1.1) Caso necessário o CAP poderá solicitar correções ao pesquisador ou, não sendo necessário encaminhará à Diretoria de Contabilidade;
1.2) Caso o pesquisador não entregar a prestação de contas no prazo ficará com pendências no subprojeto.
2) A Diretoria de Contabilidade realiza análise da documentação financeira exigida no Termo de Outorga de Auxílio, poderá solicitar esclarecimentos ao pesquisador e, ao fim, emitirá parecer recomendando:
I – Aprovação da prestação de contas;
II – Aprovação da prestação de contas com ressalvas; ou
III – Rejeição da prestação de contas, sem prejuízo das sanções civis, penais e administrativas cabíveis.
3) Após a emissão de Parecer pela Diretoria de Contabilidade, o processo é encaminhado ao Conselho Curador da UFFS que emite Parecer Final.
8.4 Pendências no âmbito da Pesquisa
A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 63/PROPEPG/UFFS/2025 estabelecer os critérios e procedimentos para identificação, registro, acompanhamento e regularização de pendências administrativas de servidores da UFFS no âmbito de projetos/subprojetos de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação (PD&I) institucionalizados.
Pendência: situação de inadimplemento administrativo em que o Coordenador de Projeto/Subprojeto de PD&I deixa de cumprir obrigações formais previstas em editais, normativas institucionais, termos de outorga e demais instrumentos de fomento;
Os prazos para entrega de prestação de contas, documentos obrigatórios e resultados finais de projetos “guarda-chuvas” e subprojetos de pesquisa institucionalizados, estão dispostos no Regulamento da Pesquisa – Resolução Nº 58/CONSUNI CPPGEC/UFFS/2023, na Instrução Normativa 30/PROPEPG/UFFS/2021, na Resolução Nº 43/CONSUNI CPPGEC/UFFS/2022, na Portaria Nº 4168/GR/UFFS/2025, nos Termos de Outorga e nos Editais de fomento.
8.4.1 Pendências em projetos “guarda-chuva”
Consideram-se pendências em projetos “guarda-chuva” institucionalizados na UFFS (Internos e Aprovados em Editais Externos), as seguintes situações:
- A não entrega dos resultados finais;
- A não apresentação do comprovante de aprovação do projeto, quando aplicável, nos órgãos competentes de avaliação ética e de biossegurança, tais como: Comitê de Ética em Pesquisa com Seres Humanos (CEP) e Comissão Interna de Biossegurança (CIBio).
- INos casos de projetos “guarda-chuva” que envolvam o uso de animais em pesquisa e que não possuam subprojetos vinculados, a não apresentação do comprovante de aprovação do projeto pela Comissão de Ética no Uso de Animais (CEUA). Ressalta-se que a CEUA pode aprovar projetos com duração máxima de dois anos.
8.4.2 Pendências em projetos “guarda-chuva”
Consideram-se pendências em subprojetos contemplados com fomento institucional ou com bolsas de IC/ITI aprovados em editais de PD&I da UFFS, as seguintes situações:
- A não entrega dos Resultados Finais do subprojeto, elaborados em conjunto pelo(a) bolsista epelo(a) orientador(a)/coordenador(a), quando for o caso;
- A não entrega dos Resultados Finais do subprojeto, elaborados em conjunto pelo(a)orientador(a)/coordenador(a) e pelo(a) estudante voluntário(a) de Iniciação Científica e Tecnológica,quando for o caso;
- A ausência de prestação de contas referente ao Repasse de Recursos ao(à) Pesquisador(a), decorrente de Termo de Outorga de Auxílio, quando for o caso; após expirados os prazos estabelecidos no referido instrumento, conforme disposto na Resolução Nº 43/CONSUNI CPPGEC/UFFS/2022 e na Portaria Nº 4168/GR/UFFS/2025;
- A não apresentação do comprovante/parecer de aprovação do subprojeto, quando aplicável, nos órgãos competentes de avaliação ética e de biossegurança, tais como: Comitê de Ética em Pesquisa com Seres Humanos (CEP), Comissão de Ética no Uso de Animais (CEUA) e Comissão Interna de Biossegurança (CIBio);
- A não participação, quando convocados, como avaliadores de projetos de pesquisa, de resumos e de bancas de apresentações orais da JIC, desde que não apresentada justificativa aceita pela CAPPG do Campus.
8.4.3 DA REGULARIZAÇÃO DAS PENDÊNCIAS
A pendência poderá ser regularizada mediante:
I – Entrega de documento obrigatório faltante, conforme modelo exigido;
II – Prestação de contas do recurso recebido, desde que não inviabilizada por prazo ou norma de fomento.
O encerramento da pendência será formalizado pelas Coordenações Adjuntas de Pesquisa e Pós-Graduação dos Campi após a análise da documentação obrigatória entregue e a verificação da conformidade com os atos normativos institucionais.
Parágrafo único: A pendência é sanada a partir do recebimento da documentação pela CAPPG do Campus. Contudo, em caso de parecer desfavorável pelo CAP haverá novo registro de pendência.
Para fins de submissão de propostas em editais de pesquisa, as pendências devem ser regularizadas conforme prazo estabelecido em edital específico.
ELABORAÇÃO E ORGANIZAÇÃO
ÉDER OLIVEIRA DOS SANTOS
JOÃO PAULO BENDER
MARCIO PEDROSO BARBOSA
MARCUS GEORG