Antes da reunião

Prefira criar a reunião pelo Google Calendar, utilizando o recurso de reunião instantânea para reuniões privadas.
Convide os participantes certos no evento do Calendar. Isso ajuda a diferenciar convidados esperados de pessoas não convidadas.
Em reuniões privadas, use uma nova reunião; evite reaproveitar links antigos para assuntos sensíveis.

Eventos online

Para eventos online pode-se realizar o cadastro prévio dos participantes para que eles recebam de forma privativa via e-mail o endereço (link) para a reunião online.
- Um recurso que pode ser utilizado para isso é o Google Forms, ao definir-se um período de tempo prévio para a inscrição online. Em um formulário pode-se coletar o endereço de e-mail dos participantes. No print da figura abaixo é exibido um exemplo de coleta de e-mail para um formulário de exemplo.

Findado o período de inscrições e tendo-se a lista de e-mail dos participantes, pode-se então realizar a criação no Google Calendar da reunião online via Google Meet. No print abaixo é exibido o formulário de criação de novo evento do Google Calendar, com o campo para adicionar o endereço de e-mail dos participantes e o link criado para a reunião agendada.

Em reuniões onde ocorrerão preleções, palestras ou webinars, sem a interação com os demais participantes, recomenda-se desabilitar o compartilhamento de tela, a ativação do microfone e a ativação do vídeo. A imagem abaixo mostra uma parte do painel “Controles do organizador”, com as opções para o controle dos recursos descritos anteriormente.

Admitir automaticamente é mais confortável, mas nem sempre é o mais seguro. Para reuniões importantes, revise cada pedido de entrada.
Só aceite novos participantes que você reconheça pelo nome, empresa, contexto ou confirmação prévia.
Se aparecer um nome estranho, duplicado ou genérico, não admita até confirmar a identidade por outro canal.
Se alguém não precisa apresentar, considere bloquear o compartilhamento de tela para participantes.
Se houver interrupções, ruídos ou comportamento inadequado, silencie participantes ou use a opção de silenciar todos quando disponível.
Em eventos mais expositivos, use perfis de visualização/espectador quando o recurso estiver disponível para sua conta.

Gravar, transcrever ou gerar notas automáticas pode ser muito útil, mas aumenta a responsabilidade sobre o conteúdo produzido.

Antes de ativar qualquer registro, pergunte: isso é necessário? Quem precisará acessar depois? Onde esse material ficará guardado?

Antes de iniciar a gravação, informe aos participantes pelo chat e por voz, quando possível.
Ao iniciar a gravação do Meet, os participantes recebem uma notificação de que a gravação começou ou terminou.
Use gravação e transcrição somente quando houver necessidade real de registro, prestação de contas, ata ou consulta posterior.
Depois da reunião, compartilhe gravações, transcrições e notas apenas com pessoas autorizadas.