Para criar tipos de documentos e tipos de processos que ainda não constem no Mesa Virtual e que envolvem a criação de modelos de documentos, o Escritório de Processos disponibilizou na página da UFFS os procedimentos para Solicitação de Modelagem de Processo ( MP0264) e Solicitação de Criação ou Alteração de Formulários ( MP0273).
Procedimentos:
MP0264 – Solicitação de Modelagem de Processo;
MP0273 – Solicitação de Criação ou Alteração de Formulários
Pedimos que analisem bem a necessidade de criação de novos tipos de documentos, pois existem muitos nomes genéricos que basta especificar na descrição do assunto, por exemplo, documentos como Termo de Adesão, Termo de Visita etc, podem ser cadastrados como “Termo”, especificando-se que trata-se de Termo de Adesão, Termo de Visita no campo Assunto Detalhado, assim deixamos a listagem de tipos de documentos o mais sucinta possível.
Em relação ao campo “Assunto” do documento e do processo administrativo, informamos que não há possibilidade de criação de novos códigos, além dos já relacionados ao clicar nesse campo. Isso decorre, pois as classes (códigos) disponíveis no campo “Assunto” são as que constam no Código de Classificação de Documentos da UFFS (que é uma compilação de instrumentos que são estabelecidos e aprovados pelo Arquivo Nacional para utilização pelos órgãos da Administração Pública Federal e pelas IFES).
Lembramos que para a maioria dos tipos de processos disponibilizados no sistema, foi feita a vinculação do assunto ao tipo do processo, assim o campo “Assunto do Processo (Conarq)” será preenchido automaticamente, quando da seleção do tipo do processo.
Tipos de processos que não tiverem o campo assunto preenchido automaticamente, deverão ser consultados no ícone “Listar Classificações CONARQ” que consta ao final do campo Assunto do Processo.
As solicitações de indicação de assunto para tipos de processos que não se encaixam nas orientações acima e para os documentos avulsos também podem ser direcionadas para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br.
Para a criação de nomes de “tipo de documento” e de “tipo de processo” que não possui modelo de formulário a ser vinculado, o pedido pode ser feito diretamente no e-mail seti.dgdoc@uffs.edu.br.