Para a criação de nomes de “tipo de documento” e de “tipo de processo” que não possui modelo de formulário a ser vinculado ou não fazem parte de nenhum fluxo de processo previamente definido pelo EProcessos, o pedido pode ser feito diretamente no e-mail seti.dgdoc@uffs.edu.br.
Para a criação de tipos de documentos e tipos de processos que envolvem a criação de modelos de documentos, o Escritório de Processos disponibilizou na página da UFFS os procedimentos para Solicitação de Modelagem de Processo (MP0264) e Solicitação de Criação ou Alteração de Formulários ( MP0273).
Procedimentos:
MP0264 – Solicitação de Modelagem de Processo;
MP0273 – Solicitação de Criação ou Alteração de Formulários
Relembramos que, embora o sistema apresente uma opção, no menu, para solicitar novos tipos de processos e novos tipos de documentos, esta funcionalidade não permite uma interação/comunicação entre o servidor/unidades solicitantes e os responsáveis pela criação dos tipos.
A interação, que atualmente ocorre por meio do correio eletrônico do DGDOC, é necessária para casos em que se requeira a analise da nomenclatura dos tipos solicitados, compreensão do significado de siglas sugeridas para os novos tipos, avaliação de se já há tipo similar que possa ser utilizado, e também serve como forma de confirmação ao solicitante de que o novo tipo foi criado e está disponível para uso.
Assim, as solicitações de nomes de novos tipos de processos e novos tipos de documentos continuam sendo realizadas por meio do endereço de correio eletrônico do DGDOC (seti.dgdoc@uffs.edu.br), desconsiderando-se as opções do menu “ solicitar novos tipos de processos” e “solicitar novos tipos de documentos”.
Salientamos que analisem bem a necessidade de criação de novos tipos de documentos, pois existem muitos nomes genéricos que basta especificar na descrição do assunto, por exemplo, documentos como Termo de Adesão, Termo de Visita etc, podem ser cadastrados como “Termo”, especificando-se que trata-se de Termo de Adesão, Termo de Visita no campo Assunto Detalhado, assim deixamos a listagem de tipos de documentos o mais sucinta possível.
A solicitação de criação de tipos de formulários e tipos de processos com fluxos mapeados (FXXX) devem ser tratados com a unidade Escritório de Processos (eprocessos@uffs.edu.br).