Para iniciar o cadastro do processo externo utilize a aba “Processos”, em seguida “Cadastrar Processo”. Na tela seguinte, alterar a origem do processo de “Processo Interno” para “Processo Externo”, e informar o número do processo da instituição de origem.
Se durante o cadastro do processo externo, o órgão de origem ainda não constar como órgão externo cadastrado no sistema, observar o fluxo para solicitar a sua criação no Portal de Serviços da UFFS.
Lembramos que não devem deixar de serem preenchidos os campos “Assunto do Processo” e “Assunto Detalhado”, pois essas informações facilitarão a recuperação do processo. Ainda, observar a correta marcação da “Natureza do Processo”, colocando como restrito, processos que contenham informações pessoais, informações pessoais sensíveis ou informações protegidas por legislação específica cujo teor não devem ser do conhecimento do público em geral, ou seja, que devem ter o seu conteúdo acessado apenas pelo(s) interessado(s), pelo(s) assinante(s) e pelas unidades nas quais serão tramitados.
Na tela seguinte, informar como tipo de documento, o tipo “Volume”. Se for necessário dividir o processo externo em mais de uma parte, após o cadastro do primeiro volume, utilizar novos tipos de documento “Volume” para inserção do restante dos representantes digitais.
Após a conclusão da inserção das peças na forma “Anexar Documento Digital”, o processo digital poderá ser enviado para outra unidade, juntado a outro processo ou arquivado.