Para realizar a inserção de documento externo no SIPAC-Protocolo: Mesa Virtual, basta no momento do cadastro, utilizar a forma do documento “Anexar Documento Digital” e como primeiro passo, em vez de deixar marcada a opção “Documento interno”, alterar a origem do documento para “Documento externo”. Essa forma de origem passará a exibir a tela com os campos para preenchimento das informações que constam no documento original (recebido), como: número (identificador), órgão de origem, ano, data do documento e do recebimento, entre outros.
Importante: No momento do cadastro, não deixe de preencher os campos “identificador (número)” e “data do documento”, caso essas informações constarem no documento original, porque esses dados identificadores são informações que servirão para a recuperação dos documentos posteriormente.
Se o documento externo não contém numeração no formato de protocolo (00000.000000/0000-00) alterar o campo “protocolo do registro do documento” para “Não”. Observar que, nesse caso, o campo “protocolo de registro original” não necessita ser preenchido.
Na sequência, basta informar o órgão de origem do documento (se o documento externo for recebido de uma pessoa física como, por exemplo, um aluno ou outro membro da comunidade externa, informar como órgão externo: Pessoa física, o identificador (número), ano, data do documento, data do recebimento, responsável pelo recebimento, o tipo de conferência (documento original, cópia autenticada ou cópia simples), selecionar o arquivo que será inserido e adicionar assinante (assinar o documento) e continuar com o cadastro.
Se não houverem anexos a serem inseridos, continuar com o cadastro, informando o interessado (inserir) e na sequência informar novamente o órgão de origem e acionar “Continuar”. Conferir os dados do documento antes de confirmar o cadastro e se estiverem corretos, confirmar.
O documento externo será encaminhado para a fila da unidade que procedeu o cadastro, bastando localizá-lo na opção “Documentos na Unidade”. Assim, o documento externo poderá ser autuado em processo, arquivado ou enviado para outra unidade.
Atenção: Orienta-se que os documentos externos à UFFS (recebidos de outras instituições) devem primeiro ser cadastrados como avulsos (Documentos – Cadastrar Documento – Documento Externo) para posterior juntada aos processos administrativos. Esses documentos não devem ser criados diretamente no processo, porque serão entendidos como documentos internos da UFFS e utilizarão a numeração sequencial do setor para o tipo de documento especificado.