1. Quando ocorrer demandas de assinatura de documento* por indivíduos externos à UFFS:
* Identificar se o documento exige assinatura no padrão ICP-Brasil, em razão de legislação ou regulamento específico ou nos casos em que o documento será enviado para determinada instituição que somente aceite assinaturas padrão ICP-Brasil.
* O padrão de assinatura utilizado no SIPAC: Mesa Virtual é o “simples”, que utilizada login e senha.
* A unidade interessada deverá verificar a necessidade ou não de normativas para validação da assinatura do usuário externo nos documentos. Como trata-se de assinatura simples com a utilização de usuário e senha do sistema, a princípio, o documento tem validade apenas no âmbito da UFFS. Assim, caso necessário, consultar a Procuradoria Jurídica quanto a validação externa da assinatura.
* No caso dos alunos, por exemplo, a pessoa que aprovará os cadastros, indispensavelmente, terá que realizar a validação dos dados pessoais dos alunos em consulta realizada no sistema SGA ou SGP, a fim de validar nome, documentos pessoais, situação da matrícula, etc. Para o caso de documentos de servidores, será necessária uma análise por parte do aprovador, possivelmente com apoio da Procuradoria Júridica, para verificar se esses documentos podem ser assinados neste formato.
* Após verificação da unidade, caso concluam que a funcionalidade de assinantes externos pode ser utilizada para sua necessidade, o chefe ou responsável da unidade deverá encaminhar, via chamado no sistema ATI, o nome e o SIAPE do(s) servidor(es) que ficarão responsáveis por avaliar e aprovar os pedidos de cadastro de assinantes externos. Este procedimento é necessário, pois é preciso atribuir permissões específicas à estes servidores.
2. Encaminhar ao indivíduo externo, via mensagem de correio eletrônico, o fluxo/passo a passo de como realizar o cadastro de assinante externo, indicando em qual área relacionada* o cadastro se refere.
* A unidade pode solicitar via chamado no sistema de atendimento ATI que se criem áreas para facilidade o cadastro de assinantes externos bem como a filtragem de pedidos para aprovação.
3. Após confirmação de que o indivíduo externo realizou o cadastro, proceder a análise* da solicitação por meio da funcionalidade “Gerenciar Assinantes Externos”, na aba Administração, no SIPAC: Mesa Virtual
4. Verificar os dados indicados no Formulário de Cadastro, o Termo de Concordância e Veracidade e os documentos pessoais que foram digitalizados e inseridos para confirmação dos dados.
5. Autorizar o cadastro quando o cadastro estiver adequado, e negar, quando houver inconsistências ou pendências, informando a decisão por meio de mensagem de correio eletrônico*.
* Em caso de confirmação do cadastro, indicar a decisão na mensagem de correio eletrônico a ser enviada ao assinante, indicando que o mesmo pode acessar o sistema para assinar o (s) documento (s).
* Em caso de pendência ou negativa do cadastro, indicar na mensagem de correio eletrônico as pendências ou inconsistências encontradas, indicando a necessidade de correção, a fim de nova análise.
6. Com o cadastro aprovado, indicar que o assinante pode acessar o sistema para assinatura de documento (s).
7. O cadastro pode ser negado se as informações não forem completas, e um cadastro de um assinante externo pode ser bloqueado ou mesmo removido por completo pelos usuários com perfis de gestor de cadastro de assinantes externos caso seja necessário.